De werkkostenregeling (WKR) regelt onbelaste vergoedingen en verstrekkingen door de werkgever aan het personeel
De werkkostenregeling is sinds 1 januari 2015 voor iedere werkgever verplicht. De OR kan de WKR agenderen op de OV en ook zelf voorstellen doen (artikel 23 WOR), bijvoorbeeld over een thuiswerkvergoeding.
Wat houdt de WKR in?
- De werkgever mag een vrije ruimte (anders genoemd: forfaitaire ruimte of budget) van een x% van de totale brutoloonsom besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers (in 2024 bedraagt de vrije ruimte in de WKR 1,92% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000).
- Deze vergoedingen en verstrekkingen moeten onder het loonbegrip vallen.
- Geeft een werkgever meer uit dan de vrije ruimte toestaat dan betaalt hij over dat meerdere een eindheffing van 80% loonbelasting.
- De werkgever maakt een keuze of hij de vergoeding of verstrekking van “loon” onderbrengt in de onbelaste vrije ruimte; bijvoorbeeld als een gedeelte van de kantinelunch door de werkgever wordt betaald, dan is dat gedeelte “loon” en kan de werkgever dit in de vrije ruimte onderbrengen en onbelast vergoeden of hij behandelt het als loon, waarover dan gewoon loonbelasting betaald wordt.
- Deze keuze, loon of vrije ruimte, moet de werkgever maken voordat hij de vergoeding betaalt of de verstrekking geeft; dit moet blijken uit zijn (financiële- en loon)administratie.
- De werkgever moet goed bijhouden wanneer de vrije ruimte besteed is om te kunnen bepalen waarover hij 80% eindheffing moet betalen.
- Voor sommige zaken die onder het loonbegrip vallen geldt een “gerichte vrijstelling” of een “nihilwaardering”, waarmee ze buiten de vrije ruimte vallen en sowieso onbelast vergoed of verstrekt mogen worden.
Wat valt buiten de vrije ruimte?
Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen voor zaken vallend onder het loonbegrip die sowieso onbelast aan het personeel vergoed of verstrekt mogen worden. Bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding tot € 0,23 per km en/of, een thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag tot € 2,35 netto. Echter “bovenmatige” gerichte vrijstellingen (in dit voorbeeld: vergoeding boven de € 0,23 of € 2,35) moet de werkgever wel weer aanwijzen als loon of er voor kiezen om deze onder te brengen in de vrije ruimte.
Sommige, als loon “in natura” verstrekte zaken zoals een mobiele telefoon, waardeert de belastingdienst op “nihil” en gaan (ook) niet ten koste van de vrije ruimte.
Verder zijn er nog de onbelaste “intermediaire vergoedingen” die niet onder het loonbegrip vallen en sowieso geen onderdeel zijn van de werkkostenregeling.
Leaseauto en WKR
Een auto van de zaak of leaseauto die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer, valt niet onder de werkkostenregeling. De werkgever heeft hier geen keuze om een en ander onder te brengen in de vrije ruimte.
Wat valt binnen de vrije ruimte?
Voorbeelden van zaken die onbelast in de vrije ruimte mogen zijn verstrekking van een fiets, reiskostenvergoedingen boven de € 0,23, bedrijfsfitness, contributie personeelsvereniging en vakbond, kerstpakketten, kosten verbonden aan thuiswerken, werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om privé te dragen.
Voordelen WKR?
De financiële en loonadministratie is eenvoudiger, omdat een werkgever niet per personeelslid hoeft bij te houden wat hij onbelast vergoedt of verstrekt. Hij kan volstaan met een totale schatting aan vergoedingen en verstrekkingen en het personeel hoeft geen bonnen te bewaren.
WKR en (W)OR
Elk jaar opnieuw kan de werkgever een inventarisatie maken van verstrekkingen en vergoedingen en de gevolgen voor de loonkosten. De OR kan zich hierop voorbereiden en jaarlijks de WKR als agendapunt ter bespreking in de overlegvergadering brengen. Artikel 23 Wor regelt het overleg- en initiatiefrecht van de OR, artikel 31/31a WOR regelt het informatierecht van de OR en artikel 28 WOR draagt aan de OR een zorgplicht op om te toetsen of de werkgever de wettelijke regels die voor hem gelden, goed naleeft.
Als een en ander in een CAO staat geregeld, zal de werkgever zich daaraan moeten houden of in overleg moeten met de vakbond.
De OR kan voor de vergoedingen en verstrekkingen die de CAO niet regelt, zelf het voortouw nemen en met eigen voorstellen komen. Aandachtspunten daarbij:
- Heeft de werkgever financiële ruimte om bij te dragen aan vergoedingen en verstrekkingen en zo ja, welke daarvan passen in de vrije ruimte?
- Als de werkgever besluit tot versobering of schrappen van vergoedingen of verstrekkingen, welke keuzes maakt hij dan? Wordt de vrije ruimte besteed aan reiskostenvergoedingen en is dan de koek op? Dan vervalt bijvoorbeeld een fiets van de zaak, de onbelaste contributie voor de PV en ook het kerstpakket?
- Dient de vrije ruimte om een bepaalde bonus voor de directie of een vergoeding voor de RvC-leden in onder te brengen of vooral voor “leuke dingen” voor het personeel, gericht op arbeidstevredenheid en het willen zijn van een aantrekkelijke werkgever?
- Is de werkgever van plan een thuiswerkvergoeding te verstrekken (en zo ja, boven € 2,-)?
Gehanteerde begrippen
- Brutoloon = alles wat de werknemer ontvangt voor gedane arbeid.
- Loon in natura = voorzieningen die niet als geld aan de werknemer verstrekt worden, maar wel onder het loonbegrip vallen zoals een pc, koffie&thee, mobiele telefoon, laptop, ov-jaarkaart.
- Vrije ruimte (forfaitaire ruimte of budget) = 1,2% van de totale brutoloonsom wat de werkgever onbelast aan zijn personeel mag vergoeden of verstrekken.
- Gerichte vrijstellingen = loon en loon in natura dat naast de vrije ruimte onbelast vergoed of verstrekt mag worden, bijv. kostenvergoeding voor woon/werkverkeer, ov-abonnementen, opleidingskosten, outplacementvergoedingen, warme maaltijden bij overwerk.
- Nihilwaardering van loon in natura= dit betreft vooral voorzieningen op de bedrijfswerkplek als vaste pc en vaste telefoon, arbo-voorzieningen (als een aangepaste stoel), koffie&thee, werkkleding niet geschikt voor privégebruik, mobiele telefoon, laptop; al deze voorzieningen gaan niet ten koste van de 1,2 % vrije ruimte.
- Intermediaire vergoedingen = geen loon, maar bedragen die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever voorgeschoten heeft, zoals relatiegeschenken, benzinekosten voor werk/werkverkeer, wassen en onderhoudskosten van de auto van de zaak, zakendiners; deze vergoedingen vallen niet onder de werkkostenregeling.
- Verstrekkingen buiten de arbeidsrelatie = geen loon, maar zaken die de werkgever verstrekt die geen verband houden met het werk dat de werknemer doet, bijvoorbeeld een fruitmand of bloemetje bij ziekte; deze verstrekkingen vallen niet onder de werkkostenregeling.
Meer informatie: Belastingdienst
HR en arbeidsvoorwaarden
Een breed terrein waar de OR veel invloed op kan uitoefenen is ‘HR en arbeidsvoorwaarden’. Via onze trainingen en advies op maat kunnen wij jullie ondersteunen in het opzetten en het beoordelen van het beleid en de diverse regelingen. Leer de belangrijkste aspecten kennen en geef richting aan de rol van de OR.
Bekijk hier de trainingen voor HR en arbeidsvoorwaarden!
Training de werkkostenregeling
Wijzigingen binnen de werkkostenregeling hebben vaak behoorlijke financiële consequenties, maar bieden ook mogelijkheden en kansen. Welke gevolgen hebben wijzigingen voor jouw organisatie? Na deze training heb jij antwoord op deze vragen en kun jij de situatie in jouw organisatie inventariseren, ken jij de alternatieven en ben jij op de hoogte van de rol van de OR.
