Visitatie is inspectie van tassen, jassen, etc. Wat is de rol van de OR?
Visitatie is het instellen van een onderzoek in aanwezige tassen, koffers en dergelijke. De inhoud van bijvoorbeeld handbagage, tassen en verpakkingsmiddelen wordt gecontroleerd. Wat is de rol van de OR en waar moet je op letten?
Het komt wel eens voor dat visitatie plaatsvindt bij de ingang van een warenhuis, waarbij de bewaking bij het afgaan van het alarm aan de winkelende mensen vraagt om in hun tas te mogen kijken. Dit is een bekende situatie. Maar hoe zit het op het werk? Mag iedereen dan zo maar in je tas kijken? En wanneer dan? Wat je rechten als werknemer zijn is niet duidelijk bij wet geregeld. Visitatie komt doorgaans niet uit de lucht vallen en zal door een werkgever over het algemeen alleen worden gebruikt als er sprake is van diefstal van bedrijfsgoederen.
Wat is visitatie?
Visitatie is het instellen van een onderzoek (inspectie) in aanwezige tassen, koffers en dergelijke. De inhoud van bijvoorbeeld handbagage, tassen en verpakkingsmiddelen wordt gecontroleerd. Visitatie is niet bij wet geregeld. De werkgever kan zich hierbij wel beroepen op artikel 7:660 Burgerlijk Wetboek (BW), dat bepaalt dat de werknemer de bedrijfsvoorschriften “ter bevordering van de goede orde binnen de onderneming” moet navolgen.
Als een werknemer van mening is dat zijn privacy ernstig wordt geschonden, kan hij zich ook beroepen op het BW, daar waar het gaat om “goed werkgeverschap” (7:611 BW) en “onrechtmatige daad” (6:162 BW). De vraag die centraal staat is of de visitatie in verhouding staat met de concrete situatie en het individuele belang van de werknemer.
Visitatie is in dit verband geen fouillering. Er vindt geen onderzoek plaats aan het lichaam of de kleding. Mogelijk kan wel gevraagd worden of iemand zijn of haar jas uit wil doen en zelf de zakken wil legen. Onder bepaalde voorwaarden mag een fouillering plaatsvinden door een opsporingsambtenaar.
Wie mag visiteren?
Dat mogen alleen medewerkers die daarvoor zijn aangewezen door de werkgever, of medewerkers van een door de werkgever inghuurd beveiligingsbedrijf.
Wanneer?
Visitatie wordt vaak ingevoerd wanneer er vermoedens of concrete aanwijzingen zijn van diefstal van bedrijfsgoederen of wanneer er zaken het bedrijf inkomen die niet gewenst zijn (zoals wapens). Visitatie wordt vooral toegepast op medewerkers die het pand verlaten.
Bij een gerichte inspectie van lockers of de eigen werkplek zal eerder sprake zijn van een (ernstige) aantasting van de privacy. Een werkgever moet dan wel een zeer sterk vermoeden (of bewijs) hebben tegen een individuele werknemer.
Uitvoering
Visitatie vraagt om een discrete benadering, omdat de meeste mensen het geen prettige ervaring vinden en het opvatten als een aantasting van hun integriteit. Visitatie moet zo mogelijk plaatsvinden in een aparte ruimte en in aanwezigheid van een derde en als preventieve maatregel ook zoveel mogelijk objectief (willekeurig) en steekproefsgewijs. Vooraf moet altijd toestemming gevraagd worden aan de betrokken medewerker. Voorwerpen in de tassen moeten door de te visiteren medewerker zelf uitgepakt worden.
Instemmingsrecht OR
In artikel 27 lid 1 WOR staat visitatie als instemmingsplichtig onderwerp niet opgesomd. Wel is duidelijk dat sprake is van controle en van inbreuk op de privacy van werknemers. Dit zijn elementen van “voorzieningen die gericht zijn op controle op gedrag van de in de onderneming werkzame personen” (artikel 27 lid 1l WOR) en regelingen “omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen” (artikel 27 lid 1k WOR). Visitatiemaatregelen kunnen tot weerstand bij het personeel leiden en tot onrust op de werkvloer, zodat een werkgever er sowieso goed aan doet visitatie niet zonder instemming van de ondernemingsraad in te voeren.
Bij het invoeren van visitatiemaatregelen hoort ook een protocol of een visitatiereglement met afspraken over wie bevoegd is, wanneer en hoe visitatie plaatsvindt en waarom, en eventuele consequenties voor medewerkers. Om medewerking te verkrijgen zal de werkgever het personeel hierover van te voren goed moeten informeren.
Arbeidsrechtelijke consequenties
Werknemers zijn verplicht zich aan (redelijke) ordevoorschriften van de werkgever te houden, maar visitatie kan niet worden afgedwongen. Bij weigering van de visitatie kan deze niet plaatsvinden.
Wanneer er een vermoeden van diefstal of oneigenlijk bezit van goederen bestaat, kan de werkgever de politie inschakelen.
Afhankelijk van het vergrijp kan de werkgever maatregelen nemen. Hierin valt onderscheid te maken naar de aard en ernst van het vergrijp. Bijvoorbeeld een medewerker die een pen mee naar huis neemt kan een waarschuwing krijgen van de werkgever. Een medewerker die een PC mee naar huis neemt terwijl dit verboden is, kan voorgedragen worden voor ontslag of zelfs op staande voet worden ontslagen
Algemene aandachtspunten voor de OR
1. Context en preventie
- Duidelijkheid over het waarom van visitatie.
- Het middel moet in verhouding staan met het doel.
- Zijn er andere, minder verstrekkende middelen om het doel te behalen?
2. Complete regeling
- Heldere omschrijving van het doel van de controles.
- Hoe wordt ervoor gezorgd dat de controle zo min mogelijk belastend is voor de privacy van de werknemer?
- Tijdstip van controles.
- Wat valt er onder visitatie (tassen en ook jassen?)
- Inlichten medewerkers over visitatie.
- Aanwezigheid van een derde bij visitatie.
- Regel objectiviteit, (willekeurige) toepassing, van visitatie in de regeling.
- Schep duidelijkheid over consequenties bij weigering van visitatie.
- Schep duidelijkheid over consequenties als eigendommen van de werkgever worden aangetroffen.
- Hoe wordt er omgegaan met privacygegevens van medewerkers?
- Wordt gebruik gemaakt van een extern beveiligingsbedrijf; en zo ja hoe wordt deze geïnstrueerd?
- Hoe draagt de verkregen informatie uit de controles bij aan het preventiebeleid?
3. Huisregels en arbeidsovereenkomsten
- Moet de individuele arbeidsovereenkomst worden aangepast?
- Moet het bedrijfsreglement / personeelshandboek worden aangepast?
HR en arbeidsvoorwaarden
Een breed terrein waar de OR veel invloed op kan uitoefenen is ‘HR en arbeidsvoorwaarden’. Via onze trainingen en advies op maat kunnen wij jullie ondersteunen in het opzetten en het beoordelen van het beleid en de diverse regelingen. Leer de belangrijkste aspecten kennen en geef richting aan de rol van de OR.
