OR, bestuurder en geheimhouding
Leden van de OR en leden van OR-commissies zijn verplicht tot geheimhouding van (gevoelige) bedrijfsinformatie. Als dit is afgesproken met de ondernemer, of wanneer zij dit in verband met opgelegde geheimhouding, hadden moeten begrijpen.
Vertrouwelijke informatie
In een onderneming gaat veel bedrijfsinformatie om. Veel daarvan zal alleen interessant zijn voor de onderneming en de medewerkers, bijvoorbeeld als het gaat om een jubileumregeling. Daarnaast is er informatie die ook interessant kan zijn voor concurrenten. Als het gaat om financiële informatie of informatie over een mogelijke fusie of overname, wil een ondernemer niet dat dit (vroegtijdig) buiten de onderneming bekend wordt. Deze informatie valt onder de noemer ‘geheimhouding’
Omgaan met geheimhouding
Artikel 20 van de WOR regelt hoe de OR en zijn leden moeten omgaan met hun geheimhoudingplicht over vertrouwelijke stukken en mededelingen door de ondernemer. Artikel 20 bepaalt wie (nog meer) onder het bereik van deze geheimhoudingsplicht valt. En hoe de ondernemer geheimhouding kan opleggen. Verder hebben alle OR-leden en de leden van OR-commissies een eigen verantwoordelijkheid om zelf in te schatten wat onder “vertrouwelijke” bedrijfsinformatie valt. Wanneer de ondernemer meent dat sprake is van een opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht kan hij een strafrechtelijke procedure tegen het betreffende (voormalig) OR-lid of OR-commissielid starten op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Ook kan opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht leiden tot ontslag van het OR-(commissie)lid.
Recht op informatie
Het recht van de OR op informatie zoals geregeld in het informatierecht artikel 31 van de WOR blijft van kracht, ondanks dat informatie geheim of vertrouwelijk is. Wanneer de ondernemer bepaalde informatie onder geheimhouding aan de OR wil verstrekken, moet de OR zich realiseren dat – door de informatie te verkrijgen – zich te binden aan de geheimhouding. Dit betekent dat de OR niet zonder meer kan overleggen met de achterban of de vakbond. En zeker geen contact kan opnemen met de pers. De OR mag wel een extern deskundige raadplegen; deze is eveneens op grond van artikel 20 gebonden aan geheimhouding. Als een OR-lid toch wil overleggen met bijvoorbeeld een interne deskundige of de vakbond, dan vraagt hij vooraf toestemming aan de ondernemer. Deze persoon of personen moeten schriftelijk verklaren zich tot geheimhouding te verplichten.
Adviesaanvraag onder geheimhouding?
Gebruikelijk is dat geheimhouding slechts incidenteel en niet te pas en te onpas wordt opgelegd. En slechts voor zover het specifieke bedrijfsgevoelige informatie betreft. Een OR moet ook in staat zijn om op enig moment met zijn achterban te kunnen overleggen. Vooral als het om een belangrijk voorgenomen adviesplichtig besluit gaat met grote gevolgen voor het personeel. OR en bestuurder doen er dan goed aan om af te spreken voor welke specifieke informatie uit de adviesaanvraag de geheimhouding geldt en hoelang de geheimhouding duurt. Het spreekt voor zich dat als binnen (of buiten!) het bedrijf de betreffende informatie inmiddels bekend is, de OR terstond met de bestuurder bespreekt dat de OR dan ook niet langer gebonden is aan de geheimhouding.
Geheimhoudingsplicht
Een OR-lid is in de regel gebonden aan de geheimhoudingsplicht – ook na afloop van het OR-lidmaatschap – en kan hier niet van afwijken. Als een OR-lid meent dat het schenden van de geheimhouding gedaan is in het kader van het ‘algemeen belang’ (als klokkenluider), kan dit voor de ondernemer toch aanleiding zijn maatregelen te nemen. Wanneer dit leidt tot ontslag , zal de kantonrechter een uitspraak moeten doen of het ontslag terecht is. Medio 2016 is de Wet Huis voor klokkenluiders van kracht geworden en heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27 lid 1 m WOR) over een interne klokkenluidersregeling welke de ondernemer verplicht is op te stellen. Deze wet maakt het mogelijk dat wanneer er “het vermoeden van een misstand” is, dit via de interne klokkenluidersregeling ook extern gemeld kan worden. Bij het Huis voor klokkenluiders kan daarover meer informatie en advies verkregen worden.
Opheffing geheimhouding door kantonrechter
Betrokkenen (ondernemingsraad, OR-commissie, leden van de OR of een OR-commissie, geraadpleegde deskundigen, personen van het OR- of OR-commissiesecretariaat) kunnen de kantonrechter verzoeken de opgelegde geheimhouding op te heffen (artikel 20 lid 7 WOR). Dit verzoek kan worden gedaan als de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot het opleggen van geheimhouding had kunnen besluiten.
Achteraf verantwoorden
In het OR-jaarverslag kan de OR zich achteraf verantwoorden over eventueel niet – of pas later – verstrekte informatie aan de achterban.
Training WOR
De resultaten van het OR-werk hangen af van een goede kennis van de wet en de procedures. Maar als je wil dat de directie daadwerkelijk iets doet met het advies, dan is tactisch met je rechten om kunnen gaan zeker zo belangrijk! In deze training leer jij strategische mogelijkheden optimaal te benutten zodat jij invloed kunt uitoefenen op bedrijfseconomisch en organisatorisch terrein.
Invloed uitoefenen
Wil jij als directeur, lid van het managementteam of HR-manager invloed uitoefenen op de kwaliteit van de medezeggenschap? Leg hiervoor de basis in de training ‘Bestuurder en medezeggenschap’ en wissel ook ervaringen uit met andere deelnemers! Na deze training beschik jij over bredere en beter hanteerbare kennis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), je kent de spelregels en kunt met heldere werkafspraken de effectiviteit van de kwaliteit van de medezeggenschap in jouw organisatie verbeteren.
De OR-advieslijn
Heb jij vragen over de medezeggenschap of het werk van de ondernemingsraad. Maak dan gebruik van de OR-advieslijn. Onze adviseurs staan voor jullie klaar om met jullie mee te denken over hoe jullie je rol inhoud en positieve invloed kunnen geven.
