De OR heeft instemmingsrecht over voorzieningen die bestemd (kunnen) zijn voor controle van het personeel
Wanneer in de onderneming voorzieningen worden getroffen die bestemd zijn – of daarvoor gebruikt zouden kunnen worden -voor waarneming van aanwezigheid, gedrag en prestaties van het personeel, dan is er sprake van een besluit dat de instemming van de OR behoeft (artikel 27 lid l l).
Wanneer in de onderneming technische of organisatorische voorzieningen worden getroffen gericht op waarneming van aanwezigheid, gedrag en prestaties van het personeel, dan is er sprake van een besluit dat de instemming van de OR behoeft. (WOR artikel 27, lid 1l ). Het gaat zowel om de voorzieningen zelf, als om de regelingen die daarbij worden afgesproken. Belangrijk is dat het instemingsrecht niet alleen geldt bij voorzieningen die nadrukkelijk bedoeld zijn om aanwezigheid, gedrag of prestatie waar te nemen, maar ook de voorzieningen die waarneming of controle mogelijk maken terwijl dit (nog) geen vooropgezet doel is van het management.
Cameratoezicht
Zo mogen in een winkelbedrijf camera’s worden geplaatst bij de kassa’s. Deze zijn bedoeld voor de beveiliging, maar nemen ook de caissières waar. Daardoor is de invoering van deze camera’s instemmingsplichtig. Tenzij het in de CAO is geregeld (art.27 lid 3 WOR). Er moet duidelijk vermeld worden dat er cameratoezicht is. Heimelijk filmen is in de regel verboden. Wanneer gebruik gemaakt wordt van digitale opname techniek is melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht.
Telefooncentrale
Ook de aanschaf van een anti-RSI-programma, of een nieuwe telefooncentrale maakt controle van het personeel mogelijk en dus is instemming van de OR vereist.
Voorwaarden
Als de ondernemingsraad niet instemt, mag de voorziening (de camera, het RSI-programma) niet worden geplaatst. De OR kan eisen stellen aan de regeling, bijvoorbeeld door in de regeling op te nemen dat de gegevens niet kunnen worden gebruikt om aanwezigheid, gedrag en prestatie van het personeel te controleren, duidelijk is door wie de opnames kunnen worden bekeken en hoelang de gegevens worden bewaard en/of wanneer vernietigd worden.
Internetgebruik
In veel bedrijven worden gedragsregels over internet- en e-mailgebruik ingevoerd. Ook dit valt onder het instemmingsrecht van de OR. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aantal vuistregels geformuleerd voor controle van e-mail en internetgebruik. Het rapport van de Autoriteit Persoonsgegevens “Goed werken in netwerken” is te vinden op hun website.
Registratie persoonsgegevens
Veelal zal wanneer het gaat om een voorziening die bedoeld is voor waarneming en controle ook artikel 27, lid 1k van de WOR (een regeling omtrent de registratie van persoonsgegevens) van toepassing zijn. Bovendien kan er sprake zijn van een belangrijke investering of een belangrijke technologische voorziening, waarop het adviesrecht van toepassing is (artikel 25, lid 1h resp. 1k WOR)
Kunnen wij jou helpen?
Soms word je geconfronteerd met complexe materie of met onderwerpen waar je niet in thuis bent. De gespecialiseerde organisatieadviseurs van SBI Formaat kunnen jou daarmee helpen. Wij schakelen de adviseur in die gespecialiseerd is in het thema wat bij jullie speelt en ontwerpen een nieuwe aanpak die aansluit bij de voorliggende situatie. Van reorganisatie, organisatieverandering, fusie, overname, HR, governance naar financieel en strategisch beleid. Ons organisatieadvies is gedegen en effectief. Daar kun je verder mee!
