Wat is een ambtelijk secretaris?
De ondernemingsraad kan de werkgever verzoeken om de ondersteuning van een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris voert beroepsmatig secretariële en/of beleidsmatige taken uit voor de OR.
Artikel 17 jo. artikel 22 lid 1 WOR biedt de mogelijkheid om aan de OR een ambtelijk secretaris toe te voegen die voor de OR secretariële en andere ondersteunende werkzaamheden uitvoert. Ambtelijk secretaris wil zeggen dat deze persoon als beroep (ambt) secretaris is. Dit is een (groot) verschil met de gekozen of benoemde secretaris van de OR die zelf ook OR-lid is. De functie van ambtelijk secretaris kan verschillend worden ingevuld. Dit varieert van administratief tot beleidsmatig en coaching. Het is aan de OR om het functieprofiel op te stellen.
Ondernemer moet instemmen
De ondernemer moet instemmen met het aanstellen van een ambtelijk secretaris en de omvang van het dienstverband, omdat aan deze functie kosten zijn verbonden en de ondernemer de formele werkgever is. Een ambtelijk secretaris kan ook als zzp’er worden aangetrokken, maar ook dan zijn de kosten voor de ondernemer en is deze eindverantwoordelijke. De OR heeft geen zelfstandig recht op een ambtelijk secretaris, tenzij dit in de cao is vastgelegd. Als OR en ondernemer geen overeenstemming bereiken over het aanstellen van een ambtelijk secretaris kan de OR, na eventueel bemiddeling en advies van de bedrijfscommissie, de kantonrechter om een beslissing vragen.
Bijzondere positie
De ambtelijk secretaris (AS) heeft binnen de organisatie een bijzondere positie. Het is geen ‘gewone’ werknemer. De OR heeft als medezeggenschapsorgaan binnen de organisatie geen hiërarchische positie en is er om die reden geen formele gezagsverhouding tussen de OR en de ambtelijk secretaris. De ambtelijke secretaris valt hiërarchisch, net als elke werknemer, uiteindelijk onder de directeur. Op welke plek in de organisatie de AS-functie wordt ingedeeld (als sprake is van een dienstverband) is ter bespreking tussen OR en bestuurder. In de praktijk wordt een ambtelijk secretaris vaak aangehaakt bij de afdeling HR. Het Hoofd HR bekleedt dan het formele werkgeverschap als het gaat om arbeidsvoorwaardelijke zaken en het opnemen van vakantiedagen en ziekmeldingen en dergelijke. De OR bepaalt welke taken en verantwoordelijkheden in de functie worden opgenomen, afhankelijk van welke ondersteuning nodig is. Het dagelijks bestuur (het DB) of de voorzitter van de OR verstrekt de werkopdrachten aan de AS. Ook maken OR en bestuurder afspraken met wie de ambtelijk secretaris functioneringsgesprekken voert. Doorgaans heeft het DB/de voorzitter op gezette tijden gesprekken met de ambtelijke secretaris over zijn/haar functioneren. echter om een AS niet volledig van (het DB van) de OR en diens opvolgers afhankelijk te laten zijn, is het niet ongebruikelijk dat de ambtelijk secretaris ook functioneringsgesprekken voert met zijn formeel ‘leidinggevende’, bijvoorbeeld Hoofd HR. Het oordeel van de OR/het DB wordt daarin dan meegenomen en kan eventueel ook de bestuurder om diens mening worden gevraagd.
Dezelfde rechtsbescherming als OR-lid
De ambtelijk secretaris heeft dezelfde rechtsbescherming tegen benadeling (artikel 21 WOR) en ontslag (artikel 7:670 lid 4 BW) als de OR-leden.
