In artikel 25 WOR (lid 2 tot en met lid 6) staat welke procedure de bestuurder volgt wanneer de OR een advies moet geven.
Artikel 25 van de WOR regelt het adviesrecht bij voorgenomen besluiten van organisatorische en bedrijfseconomische aard. In het eerste lid worden alle onderwerpen die onder het adviesrecht vallen genoemd. Gaat een (voorgenomen) besluit over één van de opgesomde ‘aangelegenheden’ dan is er sprake van adviesplicht. De bestuurder, die namens de ondernemer het overleg voert met de OR, moet (schriftelijk) aan de OR een adviesaanvraag voorleggen, waarin hij aangeeft:
- Het voorgenomen besluit
- De motieven voor het besluit
- De gevolgen voor de medewerkers
- De naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen
Tenminste eenmaal overlegvergadering
De bestuurder vraagt de OR tijdig advies, zodat het OR-advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het definitieve besluit. De ondernemingsraad en de bestuurder hebben tenminste éénmaal overleg over het voorgenomen besluit. In deze OV moet een vertegenwoordiger van de Raad van Commissarissen, het bestuur of de Raad van Toezicht aanwezig zijn.
Het mogen ook meerdere overlegvergaderingen zijn als de OR dat nodig vindt. De wet schrijft geen ‘deadline’ voor waarop de OR zijn advies moet uitbrengen.
Toch voor een bepaalde datum advies?
De bestuurder kan de OR wel vragen om vóór een bepaalde datum advies uit te brengen. Als de OR niet in staat is om aan dit verzoek te voldoen, laat de OR dat zo snel mogelijk aan de bestuurder weten. De ondernemingsraad vindt bijvoorbeeld de termijn te kort of dat nog belangrijke informatie ontbreekt of dat extra overleg nodig is.
Standpunt bepalen
Voor de overlegvergadering moet de OR in een vergadering zijn standpunt bepalen. Aan de orde kan komen:
- Is de adviesaanvraag volledig (motieven, gevolgen en maatregelen om de gevolgen op te vangen)?
- Is voldoende informatie gegeven?
- Is samenwerking met de vakbond nodig (bijv. als een sociaal plan noodzakelijk is)?
- Is er sprake van geheimhouding en hoe gaat de OR daarmee om? (bijvoorbeeld: de duur van de geheimhouding afspreken met de bestuurder)
- Is het nodig een externe deskundige in te schakelen?
- Is raadpleging van de (betrokken) medewerkers nodig?
Het is aan te raden om de OR-vragen op papier te zetten. De ondernemingsraad stuurt de vragen enige tijd voor de datum van de overlegvergadering naar de directie. Eventueel vraagt de OR om een schriftelijk antwoord. Op de OV kan een en ander nader toegelicht worden. In één of meer OV’s verstrekt de directie aanvullende informatie en kunnen OR en directie nadere afspraken maken over voor de medewerkers belangrijke zaken. De taak van de OR is om te beoordelen of de belangen van medewerkers niet onevenredig geschaad worden door het besluit, maar ook of het besluit past binnen de gestelde ondernemingsdoelen. Bij meeromvattende onderwerpen als fusie of een ingrijpende reorganisatie kan de OR gebruik maken van een externe adviseur. De geraamde advieskosten (offerte) moet de OR wel even vooraf aan de directie melden (artikel 22 lid 2 WOR).
Schriftelijk advies
Uiteindelijk zal de OR zijn advies opstellen. Het is aan te raden dit schriftelijk te doen. Als een beroepsprocedure nodig is dan kan de OR geen nieuwe argumenten meer inbrengen. Het schriftelijke OR-advies is uitgangspunt voor de Ondernemingskamer (OK), om zijn oordeel op te baseren. Het is niet noodzakelijk dat de OR een “positief” of “negatief” advies geeft. Zeker wanneer het oordeel van de OR niet onverdeeld positief of negatief is, verdient het de voorkeur om in het advies een aantal aanbevelingen of alternatieven op te sommen die de OR heeft ten aanzien van het voorgenomen besluit. Dit voorkomt dat de bestuurder niet verder kijkt dan alleen het woordje “positief”, en zich ook zal moeten verdiepen in de inhoudelijke adviezen van de ondernemingsraad. Voor de voor de OR belangrijkste aanbevelingen of alternatieven is het raadzaam, dat de OR daarover vóór het afgeven van zijn advies met de bestuurder al (schriftelijke) afspraken heeft kunnen maken.
Ondernemingskamer (OK)
Nadat de bestuurder het advies van de OR heeft ontvangen stelt hij een definitief besluit vast. De ondernemingsraad moet zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis worden gesteld van het genomen besluit en – indien van toepassing – van de motieven om af te wijken van het OR-advies. Wanneer het besluit afwijkt van het OR-advies mag het besluit een maand lang niet worden uitgevoerd, tenzij de OR aangeeft geen bezwaar te hebben tegen uitvoering. Deze maand ‘opschortingstermijn’ is bedoeld voor de OR om zich in die tijd te kunnen beraden op de vraag of hij naar de Ondernemingskamer wil gaan. Als de ondernemingsraad hiertoe besluit, moet een advocaat worden ingeschakeld. Vaak is al eerder duidelijk als OR en bestuurder het niet eens kunnen worden. Het is dan aan te raden om al bij het formuleren van het advies een advocaat te raadplegen.
