Vergaderen: meningen bestrijden of zoeken naar inclusie
Het valt me geregeld op dat tijdens vergaderingen de deelnemers vooral elkaars mening bestrijden in plaats van in dialoog te zoeken naar verdieping en overeenstemming. Dit leidt er toe dat er een verarming is van de opbrengst van de vergadering (een minder compleet advies), de relaties binnen de groep soms op scherp komen te staan en de vergadering veel minder efficiënt verloopt.
Een deelnemer is voor een bepaald voorstel, en voordat uitgediept is wat de motieven of waarden voor deze persoon zijn die tot dit standpunt leiden, springt er een andere deelnemer op die zegt dat hij ertegen is. Of iemand geeft aan dat hij dit geen goede bijeenkomst vindt en een ander zegt meteen dat hij dit wel een goede bijeenkomst vindt. Alsof dit de mening van de ander zou veranderen. De vraag waarom de deelnemer deze bijeenkomst niet goed vindt of wat hij mist wordt niet gesteld. Een gemiste kans om de ander zich gehoord en begrepen te laten voelen en waarschijnlijk een gemiste kans om de kwaliteit van de bijeenkomst te vergroten.
Aan dit soort situaties liggen vaak verschillende misverstanden te grondslag. Een misverstand is dat er maar een waarheid is. Het vergt meer wijsheid, meer emotionele intelligentie om je er steeds van bewust te zijn dat alles waar is. Dat wil zeggen: alle standpunten zijn waar voor degenen die ze inbrengen. Alle belevingen bij een situatie of onderwerp zijn even waar. Als de groep of de voorzitter in staat is deze naast elkaar te zetten en actief te zoeken naar inclusie leidt dit tot een beter resultaat. Vaak lukt dit niet omdat er na een eerste rondje in de vergadering zoveel verschillende zaken genoemd worden dat de groep snel besluit om vragen te gaan stellen in plaats van een standpunt in te nemen. Dit lijkt op dat moment nog niet haalbaar. En dit is de grote tweede misvatting. Er is altijd een standpunt in te nemen met inclusie van veel, mogelijk zelfs alle zaken die genoemd zijn door de diverse deelnemers.
Dit vraagt alleen wel dat de groep actief op zoek gaat naar mogelijkheden om alle inbreng op een manier te borgen/mee te nemen in het in te nemen standpunt/advies of aanpak. En dit gebeurt nauwelijks is mijn ervaring. Terwijl dit zoeken naar overeenstemming vaak minder tijd kost dan het aanhoren van alle individuele meningen.
In onze cultuur hebben we meer geleerd om ons individueel te profileren dan actief de groep waar we onderdeel van uitmaken te ondersteunen in het vinden van gezamenlijkheid. Langzaam verandert dit, een nieuwe aanpak die hierin ook beweging probeert te krijgen is deep democracy, een methode die is ontwikkeld na de afschaffing van de apartheid in Afrika om in de veranderde nieuwe verhoudingen gedragenheid in groepsbesluiten te krijgen. De gedachte is dat er veel meer van de wijsheid van het collectief gebruikt moet worden. Dit leidt tot betere en meer gedragen besluiten.
