Teamniveau: wat is de invloed van teamactiviteiten en onderlinge samenwerking op de werkstress?

21 september 2020 / Mirjam van Dam

Het projectteam Werk en Privé balans SBI Formaat heeft in het kader van de week van de werkstress 2019 een scan ontwikkeld die november 2019 op de website van SBI Formaat is geplaatst. Gedurende die week hebben in totaal 308 personen de scan ingevuld waarvan 232 personen het onderdeel teamniveau. De uitkomst daarvan is te zien in bovenstaand overzicht.

In het overzicht is het volgende te zien:

Als werkdruk al aanwezig is in teams, wordt er ad hoc met elkaar naar oplossingen gezocht. Collega’s helpen elkaar als het iemand teveel wordt. Ook geeft de meerderheid aan dat collega’s elkaar inzetten op basis van expertise en interesse. Binnen de onderlinge samenwerking wordt er dus naar elkaar omgezien.

Het structureel nemen van maatregelen ter voorkoming van werkdruk zien we helaas nog weinig terug. Bijvoorbeeld door als team bij de start van een project een realistische inschatting te maken van de hoeveelheid werk. Door regelmatig tussentijds te evalueren over de voortgang, het functioneren als team en hoe je erbij zit als individu. Juist door werkdruk zijn dit soort gesprekken het eerste wat wordt overgeslagen, daar is geen tijd voor. Hierdoor blijf je ad hoc brandjes blussen zonder met elkaar op zoek te gaan naar het patroon eronder.

Wat kan helpen?

Agile werken geeft veel ondersteuning bij het werken op teamniveau. Je deelt projecten op in stappen met tussentijdse implementaties. Je maakt als team een inschatting wat je binnen een bepaalde periode (sprint) kunt oppakken. Hiermee houd je dus ook rekening met de hoeveelheid tijd die je die periode beschikbaar hebt. Je kiest deze taken van het geprioriteerde lijstje, waardoor je altijd de belangrijkste zaken eerst doet. Je werkt bij agile met een soort overzichtsbord (sprint backlog), waarbij je inzichtelijk hebt wat je met elkaar nog te doen hebt, wie waar mee bezig is en wat al afgerond is. Zo houdt je de voortgang dus overzichtelijk.

Bij agile werken is reflectie een vast onderdeel. Je kijkt met elkaar terug wat goed ging (en waar zat het dan precies in) en wat jullie een volgende periode beter kunnen doen. Zo blijven jullie continu leren en als team verbeteren.

Er zijn een aantal scrum waardes die centraal staan in de samenwerking als team:

Betrokkenheid: als team samenwerken aan realistische doelen waar commitment op zit
Focus: iedereen weet wat hij of zij moet doen en concentreert zich daarop
Openheid: transparantie in het werk dat je doet, zodat feedback mogelijk is
Respect: ga zo met elkaar om als dat je wilt dat met jou omgegaan wordt
Moed: eerlijk durven zijn

Als deze waardes niet of onvoldoende aanwezig zijn in het team, wordt het lastig om de scrum manier van werken toe te passen. Bijvoorbeeld als er onveiligheid wordt ervaren en mensen zich niet durven uit te spreken. Of als je voelt dat je geen nee mag zeggen en geen grenzen durft aan te geven. Deze waardes zijn dan een mooi uitgangspunt om met elkaar in gesprek te gaan over de cultuur binnen het team.