Blog

Door de coronamaatregelen zijn vrijwel alle vergaderingen online geworden. En dat was en is nog steeds wennen en zoeken. Aan de ene kant worden er wel voordelen gezien in het online vergaderen maar ook steeds meer komen er geluiden dat het vooral vermoeiend is en dat je ook heel veel mist met een online bijeenkomst zoals onderonsjes, direct contact en het oppikken van non-verbale signalen.

Langzamerhand gaan we elkaar weer ontmoeten en fysieke bijeenkomsten en vergaderingen worden weer gehouden. Maar voor een deel zal de online meeting altijd blijven. Bovendien is er ook de kans dat we af en toe ook weer terug moeten in een lock down en dus wel gedwongen zijn om online te blijven vergaderen.

Daarom is het goed om te kijken hoe de online bijeenkomst toch draaglijk en zelfs prettig te laten verlopen. In een drieluik geef ik tips en adviezen om videovergaderen prettig en wellicht zelfs leuk te gaan vinden.

Lees deel 1: Online vergaderen – hoe houden we het vol?

Lees deel 2: Online vergaderen – efficient?

Deel 3 Online besluitvorming

Er zijn legio manieren om efficiënter, prettiger en tot meer gedragen besluiten te komen. De meeste hiervan zijn ook online prima te gebruiken. Structuur en duidelijkheid zijn ook vooral online belangrijk om te zorgen dat iedereen mee blijft doen.

BOB-model

Een hele populaire methodiek bij besluitvorming is het BOB-model. BOB staat voor Beeld-Oordeel-Besluit. Het is gebaseerd op het aanbrengen van structuur in de besluitvorming. Eerst moet je de feiten en informatie helder hebben, daarna vorm je je een oordeel en tot slot neem je het besluit. Vaak lopen beeld- en oordeelvorming, feiten en meningen, door elkaar. Het bewust faseren van de besluitvorming geeft vaak rust en duidelijkheid. En duidelijkheid is vooral online een belangrijk factor voor een minder vermoeiende vergadering. Gebruik daarom BOB online. Stap voor stap. Net als een fysieke vergadering.

1. Beeldvorming – Degenen die informatie hebben krijgen beurtelings het woord. De voorzitter vraagt daarna wie vragen heeft. Steek je hand op als je wat wilt vragen en wacht tot je het woord krijgt. Je kan kiezen om per vraag eerst te kijken wie het antwoord kan geven of alle vragen te verzamelen. Als er nog teveel openstaande vragen zijn, dus onbekende informatie is, moet die eerst beschikbaar zijn voor je verder kan met de volgende fase. Beeldvorming is prima te doen online.
2. Oordeelvorming – Vraag iedereen om even voor zichzelf te bedenken (schrijf op) wat je ervan vind, wat je denkt dat er moet gebeuren, etc. De voorzitter houdt een rondje waarbij ieder zegt wat ie heeft bedacht. Vervolgens gelegenheid tot doorvragen, reageren. Met handopsteken krijg je het woord. Eventueel doe je dit een tweede keer. De oordeelvorming, oftewel het ‘debat’ is het lastigste online. Mochten er opties zijn om af en toe wel fysiek te vergaderen is het verstandig om de oordeelvorming daar te laten plaatsvinden. Neem in ieder geval voldoende tijd voor deze fase online. Gebruik eventueel duo-bellen of breakout-rooms voor verdieping en reflectie.
3. Besluitvorming – De voorzitter geeft een samenvatting van het oordeel als dit al leidt tot het besluit. Anders vragen wie een mogelijk besluit wil formuleren. Stemmen kan met handopsteken of gekleurde kaarten (rood, groen, oranje)

Deep Democracy online

Deep Democracy is een gedachtegoed en methodiek die op zoek gaat naar de wijsheid van de minderheid en dat alles gezegd wordt wat gezegd moet worden. Zodat er geen stemmen onder water verdwijnen die zorgen voor een ongewenste onderstroom. Er is veel meer informatie over Deep Democracy, maar hier een aantal tips om een vleugje Deep Democracy te gebruiken in de online besluitvorming.

• Begin altijd met een check in. Een open vraag waar ieder op reageert en waar je zelf mee begint. Bijvoorbeeld: wat is belangrijk deze bijeenkomst? Hoe zit je er bij? Het zelf beginnen creëert openheid en veiligheid. En als facilitator stuur je hiermee ook op de mate van uitgebreidheid. Een korte meeting vraagt om een korte check in. Een hele dag training is prettig te starten met een uitgebreidere check in.
• Werk met het stappenplan besluitvorming. (zie kader)
• Gebruik veelvuldig handopsteken – wie herkent dit, wie vindt dit ook,..
• Vraag steeds door: is er nog een ander idee, is alles gezegd?
• Wees alert op de ‘onderstroom’ – geef eventueel ‘spuiruimte’ in breakoutrooms met de vraag: welke polarisaties zien we in deze groep/ tijdens dit gesprek)
• Sluit af met de check uit. Dit kan met een open vraag waarop ieder weer iets zegt en je zelf begint. Dat kan ook met een ‘stap in de kring’ waarbij op iedere opmerking men door hand opsteken kan laten zien dat ‘ook ‘ te vinden.

Om te leren goed online te vergaderen met een vleugje Deep Democracy is er de vaardigheidstraining online vergaderen met Deep Democracy.

Bekijk ook de training Online vergaderen met Deep democracy

Coby Franken, trainer/adviseur