Online vergaderen – hoe houden we het vol? (Deel1)
Door de coronamaatregelen zijn vrijwel alle vergaderingen online geworden. En dat was en is nog steeds wennen en zoeken. Aan de ene kant worden er wel voordelen gezien in het online vergaderen maar ook steeds meer komen er geluiden dat het vooral vermoeiend is en dat je ook heel veel mist met een online bijeenkomst zoals onderonsjes, direct contact en het oppikken van non-verbale signalen.
Langzamerhand gaan we elkaar weer ontmoeten en fysieke bijeenkomsten en vergaderingen worden weer gehouden. Maar voor een deel zal de online meeting altijd blijven. Bovendien is er ook de kans dat we af en toe ook weer terug moeten in een lock down en dus wel gedwongen zijn om online te blijven vergaderen.
Daarom is het goed om te kijken hoe de online bijeenkomst toch draaglijk en zelfs prettig te laten verlopen.
In een drieluik geef ik tips en adviezen om videovergaderen prettig en wellicht zelfs leuk te gaan vinden
Deel 1: Minder moe, meer interactie met videobellen
Wat maakt nu dat een online meeting zo vermoeiend is. Want als je dat weet kan je ook kijken wat je daar tegen kunt doen.
Alles went. Allereerst is online vergaderen nieuw en onbekend. En alle nieuwe dingen roepen onzekerheid op. Het kost tijd om alle opties te leren kennen, het kost energie om ingelogd te raken en de angst om fouten te maken geeft stress. Gelukkig merken we ook steeds meer dat het begint te wennen en een deel van deze vermoeidheidsveroorzaker zal als vanzelf minder worden.
Echt contact. Wat het meest wordt gemist en wat ook een hele grote veroorzaker is van frustratie en vermoeidheid is het missen van echt contact. Je kan elkaar niet in de ogen kijken. Als je zelf in de camera kijkt dan zien anderen jou wel in de ogen, maar jij ziet dan net niet de ogen van de ander. Een goede camera, een beweegbare webcam kan wel helpen om er dichtbij te komen, maar je blijft langs elkaar heen kijken. Dat betekent dat je alternatieven moet zoeken voor dat echte contact. Bijvoorbeeld door elkaar even te bellen. Tijdens fysieke vergaderingen heb je vaak onderonsjes die maken dat je even wat extra verbinding kan maken. Ook tijdens een online vergadering kan je dat organiseren. Door bijvoorbeeld een belpauze te houden waarbij ieder even met één ander iemand belt.
Blijf actief. Thuis werken en videovergaderen vraagt weinig beweging. Voor je het weet zit je de hele dag naar je scherm te staren. Het is belangrijk om ook voor en na een videovergadering even in actie te komen. Sowieso is een tip om goed voorbereid te beginnen. Loop naar de badkamer en kam je haar. Loop naar de keuken en haal koffie. Ook tijdens de vergadering is het goed om regelmatig even te pauzeren voor een loopje. Tot slot kun je ook online meetings opleuken met fysieke energizers zoals zitten en staan. En waarom zou je geen ‘oefeningen’ kunnen doen tussendoor. Even rekken en strekken. Je zal merken dat je het daarmee net wat langer volhoudt.
Kijk niet naar jezelf. Online zijn er hele andere prikkels die zorgen voor afleiding. Je zit thuis, wellicht lopen er huisgenoten rond. Zorg voor een rustige plek en maak afspraken met je huisgenoten wanneer je wel en niet gestoord kan worden. Een hele andere vreselijke afleiding is je eigen gezicht. Het is alsof je de hele dag in de spiegel kijkt en de verleiding is groot om dan ook continu jezelf te checken, aan je haar te plukken, etc. Bij de meeste online tools is er de optie om je selfview uit te zetten. Het nadeel is dat je niet in de gaten hebt als je minder goed in beeld bent.
Knipper vaker met je ogen. Als je naar een scherm kijkt knipper je de helft minder met je ogen. Alsof je het vergeet. Normaal knipper je elke 20 seconden, online is dat pas na 45 seconden. Je ogen staan continu op dezelfde spanning en worden droog. Dus denk aan knipperen, kijk regelmatig even weg. Nog beter is om tijdens videovergaderingen regelmatig even een denk- of schrijfopdracht te doen. Bij nadenken gaan ogen meestal als vanzelf een andere kant op, bij opschrijven kijk je naar je papier. Bij beide dus even van dat scherm af.
De top 10 regels voor videobellen
- Niet eten tijdens het videobellen
- Niet door elkaar heen praten
- Microfoon zoveel mogelijk dempen
- Kom op tijd (log iets eerder in)
- Zorg voor een goed uitgeruste belplek (rust, internet, koptelefoon, verlichting)
- Geluid uit bij (plas)pauzes
- Wees geen robot – lach, beweeg, handen omhoog
- Ga niet multitasken (niet ondertussen je mail bijwerken of je huis stofzuigen)
- Niet (de hele tijd) aan je gezicht zitten
- Heb begrip en help elkaar
Bron: Bright
Bekijk ook de training Online vergaderen met Deep democracy
Coby Franken, trainer/adviseur
