Medezeggenschap een vitale functie voor de doorgang van organisatiebesluiten!
Vergaderen en trainen in Coronatijd
Sinds de invoering van de Coronamaatregelen van de regering die afgekondigd zijn op 12 maart, zijn veel organisaties strikt omgegaan met de naleving hiervan. Vaak zelfs strikter dan absoluut gezien gesteld wordt door de RIVM. Op zich niet onlogisch. Zoveel mogelijk thuiswerken is het uitgangspunt, in sommige organisaties is dit zelfs verplicht. Er werden beperkingen opgelegd aan fysiek vergaderen, in veel organisaties mag dit alleen nog maar digitaal. Het naleven van de 1,5 meter regel en de maatregelen rondom hygiëne zijn ingevoerd.
Voor ondernemingsraden betekent dit digitaal vergaderen, er wordt wat afgezoomd en met Microsoft Teams gewerkt. Dat deze digitale vormen fantastische mogelijkheden bieden wordt nu op grote schaal (her)ontdekt. Maar er zijn ook beperkingen aan. Een klant gaf aan dat het lastiger is om de emoties te beheersen die tijdens vergaderingen en belangrijke onderwerpen opspelen. Ook omdat non-verbale signalen niet altijd worden gezien kunnen deelnemers zich minder gezien of gehoord voelen. En dit leidt soms tot minder gedragen besluiten of er wordt te veel zendtijd ingenomen door de uitingen van de emoties. Hierdoor wordt soms het vergaderproces vertraagd en besluitvorming uitgesteld.
Wij zien medezeggenschap als vitale functie binnen een organisatie, dit geldt zeker nu voor OR-en in de zorg waar veel wijzigingen in werkwijze en bedrijfsvoering zijn nu tijdens de Coronacrisis. Het belang van de medezeggenschap zit hem in het feit dat de besluitvorming en bedrijfsvoering ook in Coronatijd gewoon door moet kunnen gaan.
Vergaderingen en trainingen kunnen door gaan tot groepen van 10 personen vanaf 11 mei. Tot 30 personen vanaf 1 juni en zelfs tot 100 personen vanaf 1 juli. Dus wanneer er een urgentie is qua onderwerp, tijdslijn of anderszins kan de OR samenkomen en een ‘normale’ fysieke bijeenkomsten houden. Maar dat kan ook zijn trainen, kennis opdoen op onderwerpen die juist nu relevant. Ons Hotel & Congrescentrum Landgoed Zonheuvel, maar ook andere hotels zijn zich aan het voorbereiden om in mei onder de door de RIVM gestelde voorwaarden open te gaan. Op anderhalve meter van elkaar zitten vergaderen of trainen en onder strenge restricties lunchen, koffie drinken en dineren (alleen voor hotelgasten).
Ik vind dat OR-en in navolging van de maatregelen gesteld bij RIVM en organisatie zich natuurlijk hieraan moeten houden. Maar ook heb ik sterk de indruk dat OR-en zich te kort doen door deze mogelijkheden van training/advies en fysiek gehouden vergaderingen niet te gebruiken. Zeker als dit echt een meerwaarde heeft voor de besluitvorming en de kwaliteit van de besluitvorming voor OR en organisatie.
Juist in deze tijd moeten er veel en belangrijke besluiten genomen worden! Inclusieve besluitvorming en tijdige besluitvorming zijn essentieel voor de toegevoegde waarde van de genomen besluiten binnen organisaties. Ook kunnen gerichte trainingen en advisering nodig zijn om de kwaliteit van het OR werk op peil te houden. Ik raad OR-en aan deze mogelijkheden open te houden. Ga ook in gesprek met de trainer/adviseur om te bespreken wat mogelijkheden zijn voor zowel digitale ondersteuning als voor fysiek gehouden bijeenkomsten.
Bekijk hier het protocol van Landgoed Zonheuvel.
Geschreven door senior trainer/adviseur Mariska Pikaart, namens SBI Formaat
