Hybride werken voordelig?

24 juni 2021 / Geertrude van Amerongen

Kosten en opbrengsten van hybride werken

Is hybride werken duur of levert het geld op? Kosten zijn soms een obstakel voor afspraken over structureel thuiswerken. Hier vind je op een rij welke kosten een rol kunnen spelen en hoe je daar (voordelig) mee om kunt gaan.

Varianten in vergoedingen

Als je in overeenstemming met je werkgever thuiswerkt, is de werkgever verantwoordelijk voor een goede werkplek. Maar wie gaat dat betalen? Daar wordt verschillend mee omgegaan. Omdat de werkgever verantwoordelijk is en een zorgplicht heeft naar de werknemer, zou je verwachten dat de werkgever betaalt. Dat is niet altijd zo, laat de praktijk zien. Er zijn veel varianten.

De werkgever laat de werknemer een contract tekenen dat deze zelf zorgt voor een werkplek die voldoet aan de eisen die de Arbowet stelt.
De werkgever stelt behalve een computer en technische ondersteuning ook meubilair ter beschikking zoals een bureaustoel of een bureau. De boedel blijft eigendom van de organisatie.
De werkgever heeft een budget waaruit eenmalige kosten voor de aanpassing van de werkplek thuis betaald worden. Hieruit kunnen medewerkers een vergoeding ontvangen. Deze aangeschafte middelen worden eigendom van de werknemer.
Per persoon wordt een budget ter beschikking gesteld waaruit aanpassingen ter vergroting van de vitaliteit kunnen worden bekostigd. Dit kan eenmalig of structureel ieder jaar. De fiscus heeft in de werkkostenregeling de vrije ruimte in 2020 en 2021 vergroot zodat bedrijven meer en fiscaal voordelig voor hun medewerkers kunnen vergoeden.
Medewerkers ontvangen een vergoeding voor de dagen dat zij thuiswerken of zij ontvangen een vast bedrag per maand.

Vergoedingen kunnen veranderen

Wat betreft de laatste vergoeding kan het voor de werkgever voordeliger zijn per dag af te rekenen in plaats van met een vaste vergoeding te werken. Een vaste vergoeding gaat namelijk ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenvergoeding. De consequentie zou kunnen zijn dat er dan juist wel in plaats van geen belasting betaald moet worden over deze vergoeding. Een bruto vergoeding is vaak prettiger voor de werknemer. Neem dit soort overwegingen mee als vergoedingen gaan veranderen. Indien deze vergoedingen met de OR zijn afgesproken, heeft de OR ook instemmingsrecht op de veranderingen hierin. Vaak maken de vergoedingen deel uit van een zogenaamde thuiswerkregeling.

Voor de werknemer is het per dag afrekenen niet per se voordeliger. Veel werknemers hebben de afgelopen jaren een vaste reiskostenvergoeding ontvangen op basis van de reisafstand tot hun werk. Deze vaste vergoeding heeft bijgedragen aan de (vaste) kosten voor hun auto. Indien er nu per dag wordt afgerekend, is die bijdrage veel lager indien je thuiswerkt. De belastingdienst heeft tijdens de coronacrisis toegestaan dat de vaste reiskostenvergoeding belastingvrij doorbetaald wordt terwijl mensen thuiswerken. Deze regeling is verlengd tot 1 oktober 2021.

Overwegingen hybride werken

Natuurlijk zijn kosten niet de enige factor die een rol speelt bij hybride werken, vaak zijn er andere redenen die de doorslag geven om een thuiswerkregeling af te spreken. Deze zijn vaak veel waard, maar lastig op korte termijn in geld uit te drukken. Denk hierbij aan minder reistijd, een betere afstemming van werk en privé, geconcentreerd kunnen werken. Deze leveren slechts indirect een mogelijk kostenvoordeel op. Voor de werkgever en de ondernemingsraad zullen deze overwegingen belangrijk zijn. Een goed inzicht in de kosten kan behulpzaam zijn bij het afspreken van een regeling. Hieronder staan ze op een rij.