Hybride werken; de werkplek
Het nieuwe werken heet tegenwoordig hybride werken. Veel OR’en hebben inmiddels een thuiswerkregeling voorgelegd gekregen en zijn op zoek naar praktische manieren om er voor te zorgen dat er toch verbinding blijft. In dit blog een samenvatting van voorbeelden wat er wordt afgesproken.
De thuiswerkvergoeding
Al snel is de €2,- van het NIBUD door veel bedrijven overgenomen. Een bedrag voor koffie, thee, wc-papier, energiekosten. Veel bedrijven hebben dit bedrag in de WKR gestopt, waardoor het belastingvrij kon worden gegeven. Er is door de gestegen energiekosten nu wel discussie over de hoogte van het bedrag. Er is nu een mogelijkheid ontstaan om toch meer dan €2,- te geven doordat de fiscus €2,- als gerichte vrijstelling mogelijk maakt. Via de vrije ruimte van de WKR kan de werkgever een hogere dagelijkse vergoeding geven.
Hybride werken, de thuiswerkplek
De thuiswerkplek moet voldoen aan Arbo-normen. Bedrijven stellen hiervoor meubels ter beschikking of geven medewerkers een budget om meubels aan te schaffen. Ik kom ook bedrijven tegen waar medewerkers kunnen kiezen uit een paar “meubelpakketten”. Hierin zit een belangrijk aandachtspunt. Het beschikbaar stellen van meubels kan belastingvrij als de meubels door de werkgever in bruikleen worden gegeven. Een bedrag geven of meubels schenken zal gezien worden als loon in natura en daarover zal belasting moeten worden betaald. Het voordeel van een bedrag is wel dat medewerkers zelf de meubels kunnen uitkiezen. Veelal worden ook bureaus en stoelen ter beschikking gesteld. Er zijn op kantoor immers minder werkplekken nodig.
De werkgever blijft een verantwoordelijkheid houden voor een gezonde werkplek. Bedrijven stellen op intranet filmpjes ter beschikking om medewerkers te laten zien waaraan een gezonde werkplek moet voldoen. Andere bedrijven zorgen ook voor een beoordeling van de werkplek.
Naast bureau, stoel en verlichting zie ik bij alle bedrijven dat de hardware die je nodig hebt ter beschikking wordt gesteld. Computer, beeldschermen, ergonomische muizen, toetsenborden, verhogingen, telefoons, etc.
De kantoorwerkplek
Hoe vaak moet je op kantoor zijn en heb je nog wel recht op een werkplek op kantoor? Hoewel veel mensen geleerd hebben dat thuiswerken prima kan, zijn er ook mensen die gewoon op kantoor willen werken. Omdat ze werk en privé willen scheiden, omdat ze geen ruimte hebben voor een werkplek of omdat ze thuis afgeleid worden door de kinderen die vrolijk door het kantoor huppelen. Allemaal legitieme redenen om uit te gaan van een recht op een werkplek op kantoor.
De verwachting is wel dat er een krimp plaats zal vinden in het aantal werkplekken. Bedrijven richten flexibele werkplekken in die mensen kunnen reserveren met een App of ander systeem. Het kantoor wordt voor steeds meer mensen een ontmoetingsplek voor vergaderen en overleg met collega’s. Dat soort visies moeten wel vertaald worden. Denk aan extra overlegruimtes, stilte werkplekken, gemakkelijk flexibel instelbare bureaus en stoelen.
Discussie is vaak wat het aantal dagen is dat je thuis mag werken en op kantoor moet zijn. Per functie kijken bedrijven wat hierin zinvol is. Afstemming en verbinding blijven belangrijk en dat lukt niet altijd via teams.
Hybride werken en de rol van de OR
De OR heeft bij thuiswerken of hybride werken een stevige positie. Het thuiswerkbeleid heeft instemming plichtige onderwerpen in zich voor wat betreft de mogelijke wijzigingen in de werktijden, het aanpassen van de werkplek, het wijzigen van de wijze van beoordelen, een andere wijze van werkoverleg, omgaan met privacy-aspecten. Zo blijkt bijvoorbeeld uit een CNV-onderzoek onder 1200 thuiswerkers dat bij 1 op de 8 thuiswerkers sprake is van software die medewerkers kunnen monitoren. De OR kan ook adviesrecht claimen op basis van het doen van een belangrijke investering voor de thuiswerkvoorzieningen en mogelijk het verplaatsen van de onderneming.
Ten aanzien van de arbeidsvoorwaardelijke kant (thuiswerkvergoeding, woon-werkverkeer, dienstreizen, vergoeding inrichting werkplek) ligt het wat minder duidelijk. Deze regelingen worden niet genoemd in artikel 27, lid 1 en vallen dus niet onder het instemmingsrecht. Sommige OR’en hebben met hun bestuurder de afspraak dat zij jaarlijks met elkaar overleg plegen over de arbeidsvoorwaardelijke regelingen in het bedrijf. Je kunt als OR proberen de arbeidsvoorwaardelijke kant te betrekken in het gehele thuiswerkbeleid. Het is dan onderdeel van de gevolgen voor het personeel en de maatregelen die de werkgever treft om die gevolgen op te vangen.
Je ziet ook steeds in meer CAO’s bepalingen opgenomen worden. De OR heeft daar volgens artikel 28 een rol in er op toe te zien dat de CAO op een juiste wijze wordt toegepast. De werknemer heeft dan een recht.
Meer informatie & ons aanbod hybride werken
Geschreven door Pieter Kas, organisatieadviseur SBI Formaat
