Blog

Mag je van je werkgever een hogere reiskostenvergoeding verwachten nu de brandstofprijzen stijgen? Deze vraag houdt veel werknemers en ondernemingsraden bezig. Het kabinet is van plan pas per 2024 de belastingvrije vergoeding te verhogen terwijl de brandstofprijzen nu al de pan uitrijzen. Je kunt dan ook zeker om een hogere vergoeding vragen. Hier lees je hoe en met welke spelregels je rekening dient te houden.

Reiskosten en de belastingdienst

Een organisatie mag tot € 0,19 per kilometer (belastingvrij) vergoeden aan medewerkers. Veel werkgevers doen dat. Meer mag ook, maar dat extra bedrag is in principe niet belastingvrij. Als werknemer betaal je loonbelasting over het bedrag boven de € 0,19 per kilometer. Soms is ook een netto-vergoeding afgesproken, waarbij de werkgever de vrije ruimte van de werkkostenregeling inzet of de belasting betaalt.

Als jouw organisatie onder een cao valt, gelden de afspraken en de vergoedingen die daarin staan. Als jouw cao een minimum cao is dan mag je een hogere vergoeding afspreken met de ondernemingsraad. Kijk dat eens in je cao na. Overigens kun je zelf natuurlijk de inhoud van de cao beïnvloeden als je lid bent van een vakbond.

Vaste vergoedingen

De afgelopen 2 jaar mocht aan werknemers een vaste reiskostenvergoeding worden uitgekeerd, ook als er op sommige dagen thuis werd gewerkt. Dit was naar aanleiding van het thuiswerkadvies van de overheid in verband met Corona. Deze regeling is nu vervallen. De vaste reiskostenvergoeding mag vanaf 1 januari 2022 alleen gegeven worden wanneer een medewerker minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. In het algemeen geldt voor vaste belastingvrije vergoedingen dat de werkgever eens in de zoveel tijd (1-2 jaar) moet aantonen dat deze vergoeding nodig is om de kosten te dekken en geen verkapt loon is.

Reiskosten en thuiswerken

Een alternatief voor de vergoeding reiskosten bij hybride werken is reiskosten uitbetalen op basis van declaraties: reiskosten voor de kantoordagen en een thuiswerkvergoeding voor de thuiswerkdagen. Voor de thuiswerkvergoeding heeft het NIBUD uitgerekend dat een vergoeding van € 2,00 per dag redelijk is. Deze € 2,00 mag sinds 1 januari dit jaar belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. Met de huidige inflatie geeft het NIBUD aan dat € 3,00 per dag meer in de lijn van de kosten zit. Dit zou een belangrijk argument voor de ondernemingsraad kunnen zijn om de vergoeding te bespreken met de werkgever.

Initiatiefvoorstel OR: denk breder dan alleen reiskosten

De ondernemingsraad kan naar de werkgever een initiatiefvoorstel doen om de reiskostenvergoeding te verhogen of zelfs alle vergoedingen voor mobiliteit te veranderen. Bovenstaande informatie geeft je al wat houvast. Welke stappen moet je hiervoor zetten?

1. Stel een goede argumentatie op voor de veranderingen, bijvoorbeeld de inflatie.
2. Bedenk met de OR welke aanpak het beste werkt: eerst informeel bespreken of meteen in een overlegvergadering of schriftelijk (de formele weg).
3. Zoek in de cao op welke mogelijkheden je hebt om een hogere of andere vergoeding te vragen.
4. Vraag bij de organisatie na hoe de werkkostenregeling wordt ingezet en kijk wat hier mogelijk is.
   • Denk breder dan alleen een hogere kilometervergoeding:
   • Misschien is een fietsenregeling een welkome aanvulling? Die is er ook in verschillende varianten.
   • Sommige organisaties keren aan het einde van het jaar, afhankelijk van de vrije ruimte in de WKR die over is, een belastingvrije vergoeding uit.
5. Net iets anders: verhoog het maximaal aantal kilometers dat dat door de werkgever wordt vergoed.
6. Zet in grote lijnen op wat jullie voorstel is en ga aan de slag.

Geschreven door Drs. Geertrude van Amerongen, organisatieadviseur SBI Formaat