Blog

“Ik krijgt jeuk als jullie beginnen over formele adviezen!” Dat riep een bestuurder tijdens een training met haar OR. Een van de OR-leden reageerde scherp: “Dat kan wezen. Maar de OR is wel een formeel orgaan. Daar kun je niet omheen.” Dat was een goede reactie. Maar ik snap die bestuurder ook.

WOR 25 noemt een aantal ‘belangrijke’ besluiten waarbij de bestuurder verplicht is om vooraf advies aan de OR te vragen. In het ideale geval maken OR en bestuurder bij elke verandering vroegtijdig afspraken over de wijze waarop de OR wordt betrokken. Dan kan de OR op tijd meedenken en tevens is duidelijk of ook een formele adviesaanvraag volgt.

In de praktijk zien we dat het vroegtijdig organiseren van OR-inbreng niet altijd lukt. Het gebeurt regelmatig dat een OR te horen krijgt dat een belangrijk besluit is genomen, zonder dat de OR advies heeft gegeven. Als de OR van mening is dat dit besluit volgens de WOR wel adviesplichtig is, ontstaat een ongemakkelijke situatie. Mogelijk voelt de OR zich voor het blok gezet of miskend. Wat is dan een goede strategie? De OR wil een rechte rug tonen en tegelijk constructief blijven. Hoe doe je dat? In dit artikel geef ik een handvat.

Wat weerhoudt bestuurders om formeel advies te vragen?

Bestuurders staan voor ingewikkelde uitdagingen. Je zou zeggen dat alle hulp en input welkom is, zeker uit de hoek van de werknemers. Toch lopen weinig bestuurders warm voor het wettelijk adviesrecht van hun OR. In de woorden van een bestuurder zelf: “Ik wil alles met jullie delen en bespreken. Altijd! Maar als jullie dan over de WOR beginnen, gaan de luiken dicht.”

Wat bestuurders daarbij vaak over het hoofd zien is dat een inhoudelijke gedachtewisseling met de OR gepland en gestructureerd moet worden. Eén enkel overleg is te weinig. Het is namelijk niet realistisch om in hetzelfde gesprek de OR te informeren en tegelijk zijn reactie te vragen. De OR heeft ruimte nodig om de informatie gezamenlijk te verwerken en een eigen (eerste) visie te ontwikkelen. Pas dan kan een zinvol inhoudelijk gesprek in twee richtingen ontstaan.

Het formele adviesrecht is bedoeld om te waarborgen dat de OR bij belangrijke veranderingen de gelegenheid krijgt om zijn inhoudelijke zienswijze te geven. Tegelijk zien we dat ondanks deze inhoudelijke doelstelling, veel bestuurders niet warm lopen voor formele adviesaanvragen. Soms laten ze die zelfs achterwege. Hun belangrijkste motief daarvoor is om geen tijd en energie te verliezen aan ‘procedurele rompslomp’.

Natuurlijk is hier tegen in te brengen dat zorgvuldige medezeggenschap wel degelijk waarde heeft. Maar in de waan van de dag laten veel bestuurders zich leiden door hun drang tot aanpakken. Op het moment dat een formele adviesaanvraag naar de OR gestuurd moet worden, heeft de bestuurder het besluit in zijn hoofd al genomen. Hij weet wat hij wil, hij heeft het management op een lijn, hij is enthousiast en hij wil door. Als met de OR eerder geen afspraken zijn gemaakt, is de verleiding groot om het besluit te nemen. “De OR bijpraten kan altijd nog.”

Wat kan de OR doen zonder adviesaanvraag?

Wat niet werkt:                De bestuurder wijzen op zijn plichten conform de WOR.
Wat wel werkt:                 Inhoudelijk reageren op het besluit.

In de ogen van de OR lijkt het logisch om de bestuurder op zijn plichten te wijzen: “Wij hadden voor dit besluit een adviesaanvraag moeten ontvangen, want het valt onder artikel 25 van de WOR.” De meeste bestuurders gaan dan in discussie over de interpretatie van de wet. Anderen geven hun fout toe en sommigen beloven misschien beterschap. Maar de OR schiet er weinig mee op. Sterker nog: als de OR het laat bij klagen over het niet naleven van de wet, bevestigt de OR onbedoeld het beeld van een formalistische sta-in-de weg.

Het levert meer op als de OR een inhoudelijk verhaal op tafel legt: Hoe kijken wij naar deze verandering? En welke aandachtspunten geven we nog mee? Feitelijk geef je dan een ongevraagd advies. En dat kan prima zonder formele adviesaanvraag. Door je uit te spreken en je mening te geven, op basis van de informatie die de OR op dat moment heeft, laat je zien dat het de OR te doen is om inhoudelijk meedenken en meehelpen. Een format voor zo’n ongevraagde inhoudelijke reactie kan er als volgt uitzien.

When life gives you lemons, make lemonade

De praktische aanpak is als volgt. Vul dit schema in zodra de OR weet wat de bestuurder heeft besloten. Doe dit met de kennis die de OR op dat moment heeft. Daarmee kom je een heel eind. Vervolgens bespreek je dit ingevulde schema met je bestuurder tijdens een (ingelaste) OV. Geef daarbij aan dat de OR ondanks het uitblijven van een adviesaanvraag, wel enkele aandachtspunten wil meegeven. En begin met de vraag of de bestuurder bereid is om die ideeën van de OR te horen. Het antwoord zal ongetwijfeld bevestigend zijn. En zo brengt de OR zichzelf weer in het spel.

Geschreven door Camiel Schols,
trainer & adviseur SBI Formaat.