Blog

Tekening: Ellen Leijdekkers

Een OR-vergadering in goede banen leiden, is geen eenvoudige klus. En als mensen ontevreden zijn, wijzen ze vaak naar de voorzitter. Ken je dat? Wat zie jij zelf als de belangrijkste taak van de OR-voorzitter?

1. Ik verwacht dat hij inhoudelijk kennis, visie en argumenten toevoegt.
2. Ik verwacht dat hij structuur aanbrengt in het gesprek.
3. Ik verwacht dat hij zorgt voor een prettige en open sfeer.

Kun je een keuze maken of wil je het allemaal? In de kern gaat het hier om drie aspecten die altijd spelen, en waar een voorzitter op kan sturen: de inhoud, de procedure en het klimaat. De kunst is om elk van deze aspecten de juiste aandacht te geven.

Waar is jullie huidige voorzitter het sterkst in? Misschien ben je zelf voorzitter. Dan weet je hoe lastig het kan zijn om alle ballen in de lucht te houden: inhoudelijk meediscussiëren, structuur aanbrengen én de sfeer goed houden. En als een vergadering niet prettig verloopt, wordt al snel naar de voorzitter gekeken. In deze blog vind je praktische tips voor het leiden van het goede gesprek.

Inhoudelijk neutraliteit bewaren: twee stoelen

De OR-voorzitter heeft twee taken die soms lastig zijn te combineren. Als gespreksleider moet hij de OR begeleiden bij het voorbereiden en uitbrengen van adviezen en instemmingen. Daarnaast is hij zelf OR-lid en zal hij ook zijn eigen mening willen inbrengen.

Hoe combineer je technisch voorzitterschap met inhoudelijk deelnemerschap? Een gespreksleider die zich sterk laat leiden door zijn eigen visie en voorkeur loopt het gevaar dat de groep op hem gaat leunen, of dat andere geluiden in de groep onvoldoende tot hun recht komen. Hoe kun je dat voorkomen? De enige manier is om de rollen zo helder mogelijk van elkaar te scheiden. Spreek helder uit wanneer je als deelnemer je mening geeft, en zet daarna weer de pet van gespreksleider op. Zo ken ik een voorzitter die fysiek op een andere stoel gaat zitten wanneer hij als deelnemer inhoudelijk het woord neemt. Hij laat daarmee zien dat hij wisselt tussen zijn rol als OR-voorzitter en OR-lid.

Procedures voor de discussie: gas geven en remmen

De OR-adviezen zijn het product van discussie in de OR. En het is een kunst om deze discussie goed te voeren. Enerzijds wil je niet te snel tot een besluit komen want dan blijven interessante gezichtspunten mogelijk onderbelicht. Anderzijds wil je vermijden dat discussies onnodig lang blijven rondzingen. Je ziet dan vaak dat enkelen hun argumenten blijven herhalen terwijl anderen zich terugtrekken of zelfs afhaken.

Voor het leiden van een discussie moet je zowel het gaspedaal als het rempedaal kunnen bedienen. Om een discussie op gang te brengen en interessant te maken moet je gas geven. Daartoe zet je allereerst het vraagstuk goed neer en vervolgens vraag je wie zijn mening wil geven. Meer gas geven kan met vragen als: ‘Wie wil hierop reageren?’ ‘Wie vindt iets anders?’ Je gaat op zoek naar tegenstellingen. En je vergeet niet om de sprekers ook naar hun argumenten te vragen. Ook het woord geven aan mensen die je nog niet hebt gehoord, is een manier om nieuwe invalshoeken op het spoor te komen.

Als jullie OR bestaat uit mensen die wel houden van een pittige discussie, zal de voorzitter niet veel hoeven doen om het gesprek aan te zwengelen. Maar wanneer is het moment aangebroken om het rempedaal te gebruiken? En hoe breng je weer rust en overzicht in een verhit gesprek? Allereerst kun je samenvatten waar de discussie om draait. Je doet dat op het moment dat er herhalingen komen en er geen nieuwe argumenten of gezichtspunten meer worden ingebracht. Vervolgens is de tip: Houd een rondje. Een rondje waarin je ieder vraagt: ‘Wat heeft jouw voorkeur op dit moment? En waarom?’ De spelregel is dat ieder mag uitpraten en dat niemand reageert totdat het hele rondje af is.

Het belangrijkste effect van zo’n rondje is dat er rust komt in het gesprek. En let op: het denkproces gaat door. Vaak krijg je tijdens een rondje zicht op de sterkste argumenten. Voor de voorzitter is het daarom slim om zelf (op de stoel van deelnemer) zijn mening als laatste te geven. Hij heeft dan tijd om na te denken en zich te laten leiden door wat eerder in het rondje is gezegd. Vaak kan de groep meteen na het rondje een besluit nemen. Maar het kan ook gebeuren dat het rondje tot nieuwe gezichtspunten leidt die voortzetting van de discussie zinvol maken.

Sfeer maken vanaf de start: check-in

De OR-voorzitter moet drie ballen in de lucht houden: de inhoud, de structuur en de sfeer van het gesprek. De sfeer wordt vooral bepaald door de vraag: Voelen alle deelnemers zich gezien? Voelt ieder zich gehoord? Voelt ieder zich veilig om te zeggen wat hij vindt of waar hij last van heeft? Als mensen hun wensen, meningen, irritaties niet uitspreken bestaat het gevaar dat die ondergronds gaan. Je voelt dan dat er dingen spelen die de voortgang belemmeren maar het is lastig er de vinger achter te krijgen. Wat kun je doen om dat te voorkomen?

De belangrijkste tip is om meteen bij de start van elk gesprek een klimaat te scheppen waarin mensen zich veilig en vrij voelen. Een concrete methode is de ‘check-in’. Bij een check-in open je de vergadering en vervolgens stel je een vraag waar iedereen antwoord op geeft. Een open vraag die ieder de mogelijkheid biedt om zich uit te spreken over wat hem bezig houdt of wat belangrijk voor hem is. Bijvoorbeeld: ‘Kijkend naar wat voor vanmiddag op de agenda staat, waar gaat jouw interesse dan het meest naar uit? En wat vind jij belangrijk voor een vruchtbare vergadering vanmiddag?’

Tijdens de check-in komt ieder (op het moment dat hij kiest) aan het woord en niemand wordt onderbroken. Een mooie afronding van de check-in is om de belangrijkste geluiden samen te vatten. Je bereikt daarmee dat iedere deelnemer vanaf het eerste moment voelt dat zijn stem ertoe doet.

Training en coaching van de OR-voorzitter

Wil jij je verder ontwikkelen als voorzitter van de OR? Klik hier voor de mogelijkheden van training, intervisie en persoonlijke coaching.

Geschreven door Camiel Schols, trainer/adviseur SBI Formaat.