Co-Resolve - Blogserie Deep Democracy

Co-Resolve – Blogserie Deep Democracy

25 september 2018 / Coby Franken

Coby Franken van SBI Formaat, zelf level 4 Deep Democracy facilitator en enthousiast toepasser van Deep Democracy beschrijft in een serie blogs de ‘tools’ van Deep Democracy Lewis methode. De blogs zijn informatief voor als je zelf bijeenkomsten leidt of faciliteert (als trainer of als procesbegeleider, als OR-voorzitter, als organisator van participatiebijeenkomsten). En geven een beeld van hoe Deep Democracy in de praktijk eruitziet.

Deel 5 Co-resolve

Om Deep Democracy ook voor wat zakelijker settings toepasbaar te maken heeft Myrna Lewis, grondlegger van de Lewis methodiek, de co-resolve ontwikkeld. Co-resolve is een lichtere vorm van de Deep Democracy-methodiek en vooral bedoeld voor besluitvormingsprocessen waarbij de facilitator ook betrokkenen is. In veel overlegsituaties is dat vaak het geval. De leidinggevende is de voorzitter van het werkoverleg. De voorzitter van de OR is ook OR-lid met een eigen belang, eigen visie en eigen mening. Bij Deep Democracy is de neutraliteit van de facilitator enorm belangrijk voor een veilige situatie waar alles gezegd wordt wat gezegd moet worden. Maar hoe doe je dat als je naast je neutrale rol van facilitator ook een inhoudelijke bijdrage wilt leveren. In deze blog leg ik uit hoe je met co-resolve het stappenplan besluitvorming kan toepassen en zowel neutrale facilitator als inhoudelijk vergaderdeelnemer kan zijn. In de vaardigheidstraining komt ook de techniek van co-resolve aan de orde.

Een voorbeeld uit de praktijk.

Carla is vandaag voorzitter van haar team (zelfsturend). Het onderwerp op de agenda is de planning tijdens de zomer. Van de 9 teamleden zijn er 2 afwezig (Hansje en Fatima), dus ze zijn vandaag met zijn zevenen. Ontspannen zittend met haar rug tegen de stoel leidt Carla het onderwerp in: De vakantieperiode komt eraan, veel van ons hebben kleine kinderen en willen in de schoolvakantie ook hun vakantiedagen opnemen. Hoe gaan we dit aanpakken als team? Ik stel voor dat iedereen aangeeft wat haar wens zou zijn? Is dat akkoord? Ja?

Vervolgens leunt ze naar voren: Zelf heb ik geen schoolgaande kinderen, maar mijn partner werkt in het onderwijs, dus ik heb ook wel de behoefte om in die periode vrij te zijn. Ze leunt weer achterover: hoe zit het voor jullie?

Vervolgens geeft ieder teamlid haar wensen aan. Carla let op dat er voldoende gelegenheid is voor iedereen om haar zegje te doen en dat er niet meteen wordt gereageerd. Aan het eind geeft ze een korte samenvatting: Ik hoor dat 4 van ons graag tijdens de schoolvakantie vrij willen zijn en dat er 3 daarbuiten willen plannen. Het idee is genoemd een voorlopig rooster te maken waarop we allemaal intekenen en dan kijken hoe het uitpakt? Of is er nog een heel ander idee?

Vooroverleunend: Ik heb ook nog wel een heel gek idee: zullen we loten zodat iedereen evenveel kans heeft om in de meest favoriete periode vakantie te nemen?

Achteroverleunend: Wie ziet hier ook wel iets in? Dineke zegt: Ik zou niet meteen gaan loten maar misschien wel als er meer dan 2 tegelijk willen en dan moeten we kiezen. Dan is loten een goed idee. Collega Mieke zegt: Ik zou eerst ook nog willen weten hoe het voor Hansje en Fatima zit? Kunnen we die niet beter eerst even polsen?

Vooroverleunend zegt Carla: Ja, dat vind ik inderdaad een goede aanvulling.

Achteroverleunend: Wie kan zich daar ook in vinden? Etc. Tijdens de discussie blijkt ook dat collega Anna moeite heeft met het tijdspad, zij wil snel boeken, want als gescheiden vrouw heeft ze te maken met een ingewikkelde planning rond de kinderen met haar ex. Ook Carla zelf heeft belang bij een snelle planning. Uiteindelijk wordt het voorstel om na het bellen van Hansje en Fatima (door collega Mieke) een conceptrooster op te stellen (door Carla) en dat de volgende vergadering vast te stellen. Het andere voorstel is om per direct een conceptrooster op te stellen en Hansje en Fatima daarna te checken. Carla brengt beide voorstellen in stemming met de handopsteken. Ze stemt zelf mee. Het eerste voorstel wordt met meerderheid aangenomen. Anna en zijzelf zijn degenen die er niet mee hebben ingestemd.

Achterover leunend kijkt ze rond en zegt: We hebben nu het eerste voorstel aangenomen, maar niet iedereen was het ermee eens. Anna, wat heb jij nodig om mee te gaan met het voorstel? Anna zegt: Ik wil graag eind deze week uitsluitsel of in de eerste 3 weken van augustus kan nemen.

Vooroverleunend zegt Carla: Zelf was ik ook niet voor het eerste voorstel, wat ik nodig heb is hetzelfde als Anna, ik moet snel boeken om nog de vroegboekkorting te kunnen pakken.

Achteroverleunend: Kunnen we dit toevoegen aan het voorstel? Dat we zo snel mogelijk Hansje en Fatima bellen, vandaag nog, dat ik eind deze dag het concept ga maken en dat we eind deze week een klap erop geven? Wie is daarmee eens? Handen omhoog. Iedereen! Aangenomen.

Leaning in, Leaning out

Het belangrijkste hulpmiddel om beide rollen (facilitator en deelnemers) te combineren is heel simpel. Laat zien wat je rol is: inleunend heb je als voorzitter je eigen inbreng, uitleunend ben je faciliterend.

Net als bij het Deep Democracy bestaat de besluitvorming uit 4 stappen