Blog

Coby Franken van SBI Formaat, zelf level 4 Deep Democracy facilitator en enthousiast toepasser van Deep Democracy beschrijft in een serie blogs de ‘tools’ van Deep Democracy Lewis methode. De blogs zijn informatief voor als je zelf bijeenkomsten leidt of faciliteert (als trainer of als procesbegeleider, als OR-voorzitter, als organisator van participatiebijeenkomsten). En geven een beeld van hoe Deep Democracy in de praktijk eruitziet.

Deel 2 Stappenplan besluitvorming

Bij Deep Democracy gaat het erom om de wijsheid van de minderheid mee te nemen in het meerderheidsbesluit en ook te zorgen dat alles gezegd wordt. Greg en Myrna Lewis hebben in Zuid-Afrika in de periode na de afschaffing van de apartheid Deep Democracy toegepast in een fabriek waar groepen arbeiders besluiten moesten nemen in de hogedrukpan van raciale spanningen. Greg en Myrna hebben een eenvoudig stappenplan gemaakt hoe je tot besluiten kan komen waarbij de wijsheid van de hele groep en ook van de minderheid wordt meegenomen. In deze blog leg ik uit hoe het stappenplan in elkaar zit en hoe je het kan toepassen in je OR-werk, als voorzitter of als gespreksleider van een achterbanbijeenkomst. De uitleg van de stappen is ontleend aan het boek Deep Democracy van Jitske Kramer
Dit zijn de stappen

1. Verzamel alle invalshoeken
2. Zoek actief het alternatief
3. Verspreid het alternatief
4. Voeg de wijsheid van de minderheid toe aan het meerderheidsbesluit

Stap 1. VERZAMEL ALLE INVALSHOEKEN.

Het draait altijd om een onderwerp waarover een besluit moet worden genomen. Dat kan je eerst introduceren of iedereen heeft zich vooraf ingelezen, of er is al eerder beeldvorming gedaan. Het stappenplan is echt bedoeld voor de fase van besluitvorming. Je nodigt iedereen uit om zijn of haar mening, idee en invalshoek te delen. Let op, dus ook de ideeën die op het eerste gezicht vreemd of afwijkend zijn of tegen jouw opvatting ingaan. Dit vraagt om een onbevooroordeelde, luisterende houding van de gespreksleider. Er zijn dan verschillende situaties. Dat je zelf neutraal bent als gespreksleider of dat je zelf ook lid bent van de groep. Als OR-voorzitter heb je bijvoorbeeld zelf ook een mening hebt die mag je ook geven, maar je maakt wel een onderscheid tussen je rol als gespreksleider en als lid van de groep. Je kunt dit eventueel zelfs fysiek laten zien door ‘in’ en ‘uit’ te leunen. Inleunend geef je je eigen mening, uitleunend ben je neutraal faciliterend. Je geeft ruimte om alle ideeën naar voren te laten komen, alle invalshoeken delen. Vraag steeds: wie heeft er nog een idee, een mening, en invalshoek.

Stap 2. ZOEK ACTIEF NAAR ‘HET ALTERNATIEF’.

Terwijl we ideeën met elkaar delen, tekenen zich vaak enkele voorstellen af. De neiging is om met deze voorstellen mee te gaan en snel tot besluitvorming over te gaan. Maar dan mis je misschien wel een geweldig idee en de wijsheid van een ander perspectief. Dus je vraagt op en gegeven moment, als er al heel wat is gezegd: heeft er iemand nog een heel ander idee? Dat blijf je echt volhouden, ook al neigt de meerderheid ernaar om door te gaan naar definitieve besluitvorming. Je zoekt actief naar het andere geluid.

Stap 3. VERSPREID ‘HET ALTERNATIEF’

Het kan heel goed dat als iemand een echt ander idee inbrengt dat de groep verzucht: ‘heb je hem weer’, of het idee gaan tegenspreken, of veelbetekenend rondkijken. Iedereen herkent dit soort situaties en wellicht ben je zelf weleens degene met het andere perspectief. Deep Democracy is hier juist naar op zoek, de wijsheid van de minderheid, het andere gezichtspunt. Als gespreksleider is het de kunst te zorgen dat dat wordt gewaardeerd en gedeeld. Door het gezichtspunt te delen en eventueel iets breder te maken waardoor anderen zich wel kunnen herkennen. Hiermee kan je een heel nieuw voorstel toevoegen.

Wanneer na deze stappen het duidelijk is dat er een aantal voorstellen zijn, worden deze ter stemming aan de groep voorgelegd. Bij een unanieme meerderheid, breng je het voorstel in de praktijk. Wanneer er een heel verdeelde stemming is, ga je terug naar stap 1 en vraag je iedereen goed en helder te lobbyen voor zijn of haar keuze om zo meer helderheid te krijgen in de waarde van de verschillende opties. Wanneer er een duidelijke meerderheid is, ga je naar stap 4.

Stap 4. VOEG DE WIJSHEID VAN DE MINDERHEID TOE.

In deze stap ga je de personen langs die hun voorkeurs-stem hebben verloren. Allereerst erken je dat het niet fijn is dat je niet ‘krijgt’ wat je graag wilt. Daarna vraag je hen wat ze nodig hebben om met het meerderheidsbesluit mee te gaan. Deze minderheidswijsheid voeg je vervolgens toe aan het meerderheidsbesluit. Het gekozen voorstel, met de aanvullingen van de minderheid, breng je opnieuw in stemming.

Voorbeeld: De OR bespreekt de achterbancommunicatie. Het wordt tijd dat de OR meer van zich laat horen. Maar wat gaan we doen? De invalshoeken worden verkend. Nieuwsbrief, mail sturen, social media, stukje op intranet, naar de teams toe met een praatje. Ideeën genoeg. Is er nog een heel ander idee? Dan zegt iemand: een bridgedrive. Dat is een heel ander idee. De neiging om te gaan zeggen: we zijn geen personeelsvereniging is groot. Dan vraag je: zijn er meer die denken dat we iets heel anders moeten doen? Dat wordt herkend. Wellicht ontstaan er meer andere ideeën. Uiteindelijk worden nieuwsbrief, teambezoek en een fun-activiteit in stemming gebracht. De meerderheid is voor teambezoek. Dat is het besluit. Dan worden degenen gevraagd die niet voor waren wat nodig is om mee te gaan. Diegene zegt dat hij zeker weet dat een bepaald team absoluut geen tijd heeft om in gesprek te gaan en dat hem tegenstaat collega’s ‘lastig te vallen’. Het aangepaste voorstel zou kunnen zijn: we gaan op teambezoek, we checken vooraf of het team dat wil en gaan alleen op bezoek als het team daar prijs op stelt. Hiermee is het besluit ook wat rijker (reëler) geworden en is het voor iedereen acceptabel.  Mocht het niet lukken om de stemming na zo’n maximaal drie keer rond te krijgen, is de kans groot dat er onder water iets speelt wat het proces blokkeert. Iets wat belangrijk is om te zeggen, maar niet wordt uitgesproken. Vaak heeft dit te maken met emoties, (onbewuste) onderliggende dilemma’s en tegenstellingen. Dit is het teken om naar stap 5 over te gaan.

Stap 5. DUIK IN DE ONDERSTROOM.

In deze stap spelen emoties regelmatig een rol. Na een korte neutrale beschrijving van wat er in de groep speelt, vraag je aan de groep om gezamenlijk te kijken naar wat er zich onder de waterlijn afspeelt. In de Deep Democracy heb je een aantal technieken om de onderlinge tegenstelingen veilig in de groep te onderzoeken om tot oplossingen te komen. Hoe? Bijvoorbeeld door en gesprek op voeten, met ‘pijlen gooien’. Daarover meer in een volgende blog.

Lees de volgende blog in de Deep Democracy blogserie: Gesprek op voeten.

Meer informatie over Deep Democracy vindt u hier.

Bron: http://deepdemocracy.nl/meer-dd-informatie/dd-tools/