Blog

Eind oktober 2023 heeft het ministerie van SZW haar toekomstvisie, Arbovisie 2040, gepresenteerd. Deze visie wordt kortweg ‘Zero Death’ genoemd. Met de Arbovisie 2040 wil het kabinet ervoor zorgen dat werkenden in Nederland zo gezond en veilig mogelijk werken en geen gezondheidsklachten door hun werk krijgen, ook niet na hun pensioen. De Sociaal Economische Raad (SER) heeft bij de ontwikkeling van de Arbovisie een advies uitgebracht. In de Arbovisie zijn knelpunten en oplossingen benoemd.

Eén van de knelpunten is het invoeren van arbobeleid op de werkvloer. Werknemers hebben niet altijd de positie om risico’s te signaleren of misstanden op de werkvloer aan te kaarten. Daarnaast wordt geconstateerd dat bij veel organisaties de ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT) niet actief betrokken is bij gezond en veilig werken. Bij een derde van de OR-plichtige bedrijven ontbreekt zelfs een OR!

Wettelijk verplicht stellen van een VGW(M)-commissie?

Als beleidsinzet wordt in de visie genoemd de versterking van de betrokkenheid van werkenden bij het arbobeleid op de werkvloer, onder meer door middel van het verstevigen en concretiseren van de OR voor beter arbobeleid. Hiervoor is een betere naleving van de WOR nodig. De SER gaat in zijn advies nog verder en adviseert om vanuit een (bestaande) OR een VGW(M) commissie in te stellen. Verder adviseert de SER om de Arbeidsinspectie hierop te laten handhaven. In het advies staat vervolgens dat de werkgever schriftelijk aan de Arbeidsinspectie verklaart overleg te hebben gevoerd met de werknemersvertegenwoordiging bij het opstellen van de RI&E en de aanbeveling over een gekozen preventiemedewerker.

Het belang van een VGWM-commissie

De OR heeft onder andere als taak de naleving van voorschriften, wetten en regels te stimuleren. Dit wordt ook wel de zorgtaak van de OR genoemd. Deze taak is gebaseerd op de Wet op de Ondernemingsraden (WOR art. 28). Ervaring laat zien dat deze stimulerende factor nodig is. De werkgever komt zijn zorgplicht onvoldoende na. We zien dat voorschriften weliswaar op papier geregeld zijn, maar dat de implementatie (uitvoering, communicatie, draagvlak) te wensen overlaat. Hierdoor wordt het beoogd effect van een veilige en gezonde werkplek niet of slechts beperkt behaald.
De WOR biedt de OR de mogelijkheid om ‘commissies in te stellen die voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig zijn’ (WOR art. 15.1). Gewoonlijk gaat het hier om een vaste commissie die zich richt op de thema’s Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu: de VGWM-commissie. De ondernemingsraad kan zelf nadere invulling geven aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze commissie. De meest voorkomende taak is het doen van voorbereidend werk voor de OR.
Op dit moment hebben zeker niet alle ondernemingsraden een VGWM-commissie. Meestal zijn het de grotere ondernemingsraden die zo’n commissie hebben. Uit onderzoek blijkt dat de instelling van een VGWM-commissie een belangrijke bijdrage kan leveren aan een betere uitvoering en effectiviteit van de simulerende taak van de OR.

Het SER-advies voor versterking van de positie en rol van de medezeggenschap door het (verplicht) instellen van de VGWM-commissie is een belangrijke stap in de goede richting, maar is alleen niet genoeg om te garanderen dat de OR daardoor beter in staat is om de stimulerende taak te kunnen uitoefenen.

De vraag is: ‘Wat maakt dat de VGWM-commissie daadwerkelijk effectief en succesvol om de OR in zijn taak te ondersteunen?’ Oftewel: ‘Wat zijn succesfactoren en wat is daar voor nodig?’

Succesfactoren van een VGWM-commissie

Het team Arbeid en Gezondheid van SBI Formaat heeft tijdens de landelijke VGWM-dag van 2024 een verkennend onderzoek gedaan naar het succes van een VGWM-commissie en wat daarvoor nodig is. Hiervoor zijn 21 VGWM-commissies bevraagd. In het interview kwamen de volgende aspecten aan de orde:

• Het aantal leden van de VGWM-commissie;
• De tevredenheid over de commissie;
• De succesfactoren en wat daarvoor nodig is.

Bij elk aspect volgen de belangrijkste uitkomsten van de gestelde vraag, gevolgd door een korte reactie. We eindigen met een algemene conclusie.

De Basiscursus VGW legt de basis voor jouw VGWM-werk: je maakt kennis met de termen veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu. Na deze training kan je een Arbo-werkplan opstellen en aan de slag met jouw VGWM-werk.

Aantal leden

Van de VGWM-commissies die zijn benaderd telden 5 commissies minder dan 5 leden; 16 commissies telden 5 of meer leden. Van de ondervraagde deelnemers aan de landelijke VGWM-dag waren ook leden van een OR zonder VGWM-commissie. Deze hebben we niet meegenomen in de uitkomsten.

Aan het aantal leden kunnen we geen conclusie verbinden. Een gemiddelde VGWM-commissie telt 5 leden en heeft gewoonlijk een voorzitter en secretaris. Een kleine commissie is kwetsbaar, omdat het kan voorkomen dat één van de leden afwezig kan zijn. Een commissie die uit 5 of meer leden bestaat is minder kwetsbaar. Bovendien is in een grotere VGWM-commissie een interne taakverdeling of specialisatie mogelijk.

Tevredenheid

Vervolgens is het relevant om te weten in hoeverre de VGWM-commissie tevreden is. De respondenten van14 VGWM-commissies zijn tevreden tot zeer tevreden. Redenen die daarvoor werden genoemd zijn onder andere: ‘goed kunnen meedenken’, ‘goede samenwerking met HR en HSEQ’, ‘we worden gezien en gehoord’, ‘goede chemie, mooie successen’, ‘énorme betrokkenheid van de leden van de commissie’.
De VGWM-commissies die minder tevreden waren gaven onder meer als motivatie: ‘verloop’, ‘veel is al geregeld’, ‘de commissie is pas gestart, ‘inzicht en passie ontbreken’.

Uit de reacties blijkt dat de tevredenheid van de VGWM-commissie in sterke mate bepaald wordt door factoren als samenwerking en betrokkenheid met anderen in de organisatie. Daarnaast is ook het intern functioneren van de commissie bepalend voor tevredenheid.

Succesfactoren

De kern van het interview is de vraag wat een VGWM-commissie succesvol maakt. Deze succesfactoren sluiten deels aan bij de genoemde redenen van tevredenheid. We kunnen de succesfactoren verdelen in twee groepen: interne en externe factoren.

De interne succesfactoren hebben betrekking op de samenwerking, houding en inzet van de leden van de VGWM-commissie zelf. Hiervoor is de commissie zelf verantwoordelijk. Deze factoren zijn terug te voeren op de kennis, motivatie en gedrevenheid van de leden. OR-leden van de commissie zijn gekozen door de achterban; niet OR-leden worden om uiteenlopende redenen gevraagd, zoals kennis, positie of functie in de organisatie. De VGWM-commissie is ingesteld door de OR, dus ook daar ligt verantwoordelijkheid voor succes.

Aansluitend is gevraagd naar wat nodig is om deze succesfactoren daadwerkelijk tot hun recht te laten komen. Hierin is enige herhaling van de genoemde succesfactoren, zoals samenwerking en het beschikken over informatie.

De externe succesfactoren sluiten aan op taken en bevoegdheden van de OR die ook aan de VGWM-commissie kunnen worden overgedragen. Denk daarbij aan het recht op overleg, informatie en het instemmingsrecht. In de praktijk blijven deze bevoegdheden veelal voorbehouden aan de OR en worden niet automatisch overgedragen. Aansluitend daarop is de formele relatie, de afhankelijkheid van verantwoordelijken en deskundigen, een belangrijke factor.
Van de genoemde externe factoren zien we dat de relatie met de bestuurder de belangrijkste succesfactor is. Kenmerkend voor een goede relatie zijn onder meer acceptatie, tijdige betrokkenheid, serieus genomen worden. Daarnaast speelt ook de samenwerking met deskundigen, met name de preventiemedewerker, een belangrijke rol. In het kader van samenwerking is ook het beschikken van informatie (plannen, rapportages) erg belangrijk.

De externe succesfactoren komen ook tot hun recht door een goede vergaderstructuur, transparantie en begeleiding. Ruim de helft van de respondenten noemt ook opleiding, ontwikkeling, kennis en ervaring.

Conclusies

Het (verplicht) instellen van een VGWM-commissie draagt bij aan het effectief uitvoeren van de stimulerende taak van de OR op het gebied van gezond en veilig werken. Echter, er is meer nodig. De hierboven genoemde succesfactoren en wat daarvoor nodig is, is essentieel.

Uit de antwoorden blijkt dat samenwerking en ontwikkeling de kern is van het succes van de VGWM-commissie. De meeste succesfactoren zijn weliswaar geregeld in de WOR en Arbowet, maar dit zijn raamwetten. Daarbinnen moeten goede afspraken worden gemaakt die ook daadwerkelijk worden nageleefd. In de praktijk laat dit vaak te wensen over. Als de VGWM-commissie onvoldoende kennis heeft en onvoldoende op de hoogte is van mogelijkheden, kansen, taken en bevoegdheden, dan is de effectiviteit beperkt. Scholing en opleiding kunnen hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

Geschreven door Alex Daems, trainer & adviseur expertiseteam Arbeid & Gezondheid SBI Formaat.