Agile veranderen en organisch organiseren
Veranderprocessen waar de richting duidelijk is maar de inhoud nog niet hebben vaak het karakter van een gezamenlijke zoektocht, ontwikkeltraject of reis. De stip aan de horizon of de veranderrichting is uitgesproken, maar de precieze invulling wordt gaandeweg gezocht, gevonden en aangepast.
De WOR (wet op de ondernemingsraden) is niet ingericht op dit soort veranderprocessen. De WOR gaat uit van een adviesaanvraag met een duiding van het waarom, het precieze besluit, de gevolgen voor het personeel en de maatregelen die getroffen worden. De bestuurder heeft zijn plannen klaar en de OR kan vragen stellen over de voorstellen. Bij organische veranderprocessen of bij een agile werkwijze wringt de WOR, in ieder geval als het gaat om de procedure. Het wat is alleen op hoofdlijnen of als richting duidelijk. Dat vraagt om een andere veranderaanpak en heeft effect op de rol van de OR.
Verandertrajecten
Veranderingen waarbij probleem en oplossing duidelijk zijn, zijn doorgaans planbaar. De complexiteit daarvan hangt wel af van de diepte van de verandering. Maar het veranderproces kan al wel vormgegeven worden met een tijdspad, plan van aanpak, veranderplan en/of communicatieplan. Bij organische en/of agile verandertrajecten ligt dat anders.
Organisch duidt op een vloeiende manier van veranderen, waarbij minder gestuurd en meer ruimte is. Veranderingen worden niet opgelegd, maar ontstaan door richting en ruimte te geven. Medewerkers zijn betrokken in een proces van co-creatie.
Agile staat voor wendbaarheid. In een veranderproces betekent dat dat er continue beweging is en dat er vanuit hoofdlijnen invulling komt. Voor de OR is dat lastig, want er ligt nog geen uitgewerkt plan, de gevolgen zijn niet duidelijk dus je kunt ook nog niets afspreken over een sociaal plan. Agile werken betekent dat er vanuit een backlog/programma van eisen via een iteratief proces gewerkt wordt aan het veranderen van de organisatie. Deze backlog geeft richting; het ontwikkelproces is in korte cycli werkende wijs de verandering vormgeven. Dat gebeurt in scrumteams en in sprints (beperkte tijdspanne).
Rol van de OR
In agile of organische veranderprocessen kan de OR zeker invloed uitoefenen. Door zelf zaken op te pakken of door de medezeggenschap te delegeren aan de achterban. Het begint met een visie te ontwikkelen op de richting. Kernvragen daarbij zijn; wat vindt de OR van de richting, past deze bij de kansen en bedreigingen waar de organisatie voor staat? Wat vindt de OR goed en waar liggen zorgen? Vanuit het benoemen van deze punten kan de OR een aantal uitgangspunten formuleren die hij als toetsingskader kan gebruiken in het proces. Deze kan hij inbrengen in het overleg met de bestuurder.
In agile termen zal de OR userstories formuleren als input voor de backlog. In gewoon Nederlands, de OR formuleert uitgangspunten en eisen/verwachtingen die hij terug wil zien in de inrichting en aanpak.
De veranderstructuur is ook leidend voor de manier waarop de OR zijn rol wil vervullen. Bij grote en diepe veranderingen worden er verschillende werkgroepen of scrumteams ingericht. De OR kan vanuit zijn algemene uitgangspunten kiezen in welke werkgroep/scrumteam hij mee wil doen, hij kan aangeven in welke werkgroepen/teams medewerkersbetrokkenheid essentieel is en hij kan bepalen op welke momenten er een achterbanraadpleging is. De OR kan vanuit zijn eisenpakket toetsen of de werkgroepen de juiste dingen doen.
In agile-termen kan de OR vanuit de backlog input geven voor de sprint backlogs. Daarnaast kan de OR bij de sprintreview checken of de eisen vanuit de backlog voldoende zijn verwerkt in hetgeen het scrumteam oplevert.
Word je een beetje tureluurs van de agile-taal, lees dan een blog dat ik eerder heb geschreven over Agile
Geschreven door Pieter Kas, organisatieadviseur & scrummaster
Ondersteuning bij organisatieverandering
Heb je te maken met een verandering in je organisatie? Onze organisatieadviseurs ondersteunen de OR in deze vaak lastige trajecten.
Organisatieadvies en ondersteuning nodig?
