5 redenen om als OR met agile te starten (+ waarom niet)
Agile en scrum, je hoort het overal. Maar wat kun je ermee als OR? Waarom zou je ermee starten? En waarom niet?
Waarom als OR met agile starten?
1: Je werkt als OR samen met betrokkenen en verzamelt eerst de wensen voor je van start gaat
Een van de fancy termen bij agile is ‘stakeholders’. Dat is eigenlijk niks anders dan de betrokkenen bij dat project, degene wie het aangaat. Die betrokkenen zijn het startpunt van elk project. Als OR zijn je betrokkenen onder andere de bestuurder en de achterban. Je werkt vanaf het begin met ze samen. Dat samenwerken begint doordat je gaat achterhalen wat de wensen van alle betrokkenen zijn. Stel: je wilt als OR met een initiatiefvoorstel komen. Je start met het inventariseren van de wensen van verschillende groepen. Waar moet het initiatiefvoorstel wat hen betreft aan voldoen? Wat is hierin belangrijk voor de achterban, en voor de bestuurder? Wat betekent dit concreet? Door die wensen als startpunt te nemen, voorkom je dat je als OR veel tijd investeert in een voorstel waarvan je niet weet of het aansluit bij de betrokkenen.
2: Je bepaalt met elkaar welke items de hoogste prioriteit hebben en hebt inzicht in de voortgang
Ik hoor vaak bij OR’en dat ze veel verschillende projecten hebben lopen en niet precies weten wat eigenlijk het meeste prioriteit heeft. Het gevolg is dat alles verspreid wordt over een langere periode, met veel onvrede als gevolg. Bij agile werken maak je gezamenlijk een inschatting wat je binnen een bepaalde periode (sprint) kunt oppakken. Hiermee houd je dus ook rekening met de hoeveelheid tijd die je die periode beschikbaar hebt voor de OR. Je kiest deze taken van het geprioriteerde lijstje, waardoor je altijd de belangrijkste zaken eerst doet. Je werkt bij agile met een soort overzichtsbord (sprint backlog), waarbij je inzichtelijk hebt wat je met elkaar nog te doen hebt, wie waar mee bezig is en wat al afgerond is. Zo houdt je de voortgang dus overzichtelijk.
3: Je krijgt tussentijdse feedback waardoor je makkelijk kunt bijsturen
Misschien wel de belangrijkste reden om agile te gaan werken. Je knipt het project op in stukjes, levert tussentijds wat op en toetst bij de betrokkenen of je op de juiste weg bent. Zo kun je tijdens het project nog bijsturen. Wellicht zijn de omstandigheden al veranderd waardoor iets anders nodig is, of komen de betrokkenen er gaandeweg achter dat ze eigenlijk andere wensen hebben. Ook kan het zijn dat wat je tussentijds oplevert eigenlijk al voldoende is en je dus een nieuwe taak op kunt pakken. Bijkomend voordeel is dat de achterban op deze manier meer betrokken is bij jullie projecten en het veel meer zichtbaar is wat je als OR allemaal doet.
4: Je reflecteert regelmatig op de samenwerking en blijft hierdoor verbeteren
Je bent als OR een team die met elkaar samenwerkt. Iedereen weet hoe belangrijk het is om regelmatig tijd te nemen om te reflecteren op de samenwerking. Toch kom ik in de praktijk heel weinig OR’en tegen die hier structureel tijd voor maken. Het is al zo druk, er is zoveel te doen. Bij agile werken is reflectie een vast onderdeel. Je kijkt met elkaar terug wat goed ging (en waar zat het dan precies in) en wat jullie een volgende periode beter kunnen doen. Zo blijven jullie continu leren en als team verbeteren.
5. Het OR-werk wordt gewoon leuker!
Geen onbelangrijke reden dacht ik zo; agile werken komt de motivatie ten goede! De klacht die ik het meest hoor van OR’en is dat ze zoveel tijd kwijt zijn aan energie slurpende zaken (zoals eindeloos vergaderen) en het zo lang duurt voor ze een resultaat behalen. Regelmatig successen behalen (en vieren) is heel belangrijk voor de motivatie, je weet weer waar je het voor doet. Agile werken houdt de energie erin doordat je zoveel mogelijk korte meetings hebt, aan de slag gaat, ziet hoeveel je al vordert en je tussentijds al kunt bijsturen.
En waarom zouden we als OR niet moeten starten met agile?
Het ligt misschien voor de hand, maar je kunt beter niet met agile starten als de redenen hierboven je totaal niet aanspreken. Daarnaast zijn er een aantal situaties waarin je ook beter niet kunt starten met agile.
1: Als het eindresultaat al van tevoren vast staat
Agile speelt in op een steeds sneller veranderende wereld. Het is een methode die je kunt toepassen als je met complexe projecten te maken hebt, waarbij er verschillende belangen zijn en je nog niet precies weet hoe het eindresultaat eruit gaat zien. Als al deze zaken niet van toepassing zijn, kan je veel beter werken volgens een planmatige aanpak.
2: Als er in de OR geen openheid en commitment zijn
Openheid en commitment zijn enkele van de essentiële kernwaarden van agile werken. Als deze kernwaarden niet aanwezig zijn in de OR, gaat agile werken geen succes worden. Agile gaat over openheid, doordat je resultaten tussentijds durft te laten zien. Je hebt als team commitment nodig om te doen wat je afspreekt. Als de OR-leden hun OR-werk ‘erbij doen als het uitkomt’ en zich niet aan gemaakte afspraken houden, is het beter om op de oude wijze door te gaan met elkaar.
3. Als je agile werken als doel inzet, en niet als middel
Agile is een hype en zoals dat met elke hype gaat, willen mensen erbij horen, meedoen. Waarom precies, wat het op moet lossen, dat is niet altijd duidelijk. Agile werken is dan een doel op zich geworden. Agile kan een heel mooi middel zijn om een doel te behalen, bijvoorbeeld meer betrokkenheid creëren en sneller resultaten opleveren. Belangrijk dus om te starten met de vraag: Wat is voor ons als OR het doel van agile?
Bekijk ook onze agile trainingen:
Geschreven door trainer/adviseur Mirjam van Dam
