Blog

Word jij, als OR-lid, ook bedolven onder verschillende rapporten, notities, verslagen en discussiestukken? Als lid van een ondernemingsraad heb je de taak om door deze grote hoeveelheden informatie te navigeren en deze te doorgronden. Van beleidsplannen tot jaarverslagen, er ligt altijd wel een stapel documenten om door nemen.

Waarom is effectief lezen belangrijk voor OR-leden?

Je rol in de ondernemingsraad is cruciaal voor het waarborgen van werknemersbelangen en het adviseren van de directie. Om dit goed te doen, is het van belang dat je begrijpt wat er speelt binnen de organisatie. Dit begint bij de informatie die je tot je krijgt. Het goed interpreteren van complexe documenten helpt je niet alleen om de juiste vragen te stellen, maar ook om weloverwogen beslissingen te nemen.

Maar hoe kan je brein de overdaad aan informatie efficiënt verwerken? Het antwoord ligt in effectief lezen, waarbij je gebruikmaakt van:

1. De natuurlijke werking van je hersenen;
2. Hulpmiddelen zoals leestechnieken en mindmaps.

De werking van onze hersenen: informatie verwerken in beelden en verbanden

Onze hersenen zijn van nature visueel ingesteld en zoeken naar patronen. In plaats van lineair te denken, werken ze associatief: ideeën en informatie worden aan elkaar gekoppeld in een netwerk van concepten en verbanden. Wanneer we lezen, proberen onze hersenen voortdurend de nieuwe informatie te koppelen aan bestaande kennis. Dit proces kan echter worden verstoord wanneer we lange, complexe teksten doornemen zonder structuur of focus.

Effectief lezen betekent dat je je hersenen helpt om de informatie op een georganiseerde en overzichtelijke manier te verwerken. Hierbij spelen enkele sleutelprincipes een rol:

• Beeldvorming
  Onze hersenen onthouden visuele informatie beter dan tekstuele details. Dit verklaart waarom grafieken, schema’s en afbeeldingen vaak beter blijven hangen dan een lange tekst.
• Verbanden
  Ons brein houdt ervan om verbanden te zien tussen verschillende ideeën en concepten. Het helpt om grote hoeveelheden informatie te ordenen in een logisch geheel.
• Focus en overzicht
  Ons brein raakt snel overweldigd door grote hoeveelheden informatie. Daarom is het belangrijk om duidelijke hoofdpunten te identificeren en deze te verbinden met de details.

Leer tijdens de training Effectief lezen van 19 november doelgerichter omgaan met OR-teksten, waardoor je tijd wint en oog houdt voor de grote lijnen.

Hulpmiddelen, zoals leestechnieken en mindmaps

Stel vooraf leesdoelen

Het is belangrijk om met een duidelijk doel voor ogen te beginnen met lezen. Vraag jezelf af wat je wilt bereiken met het lezen van het document en welke informatie is voor jou of de OR relevant is. Deze vragen helpen je om focus aan te brengen. Je leest doelgericht en weet waar je op moet letten, waardoor je sneller de kern kunt vinden.

Gebruik de scan- en skimtechnieken

Niet elk document hoeft van begin tot eind nauwkeurig gelezen te worden. Er zijn twee technieken die je kunnen helpen om snel door documenten heen te gaan:

• Scannen: hierbij zoek je naar specifieke informatie, zoals cijfers, kernwoorden of passages die over een belangrijk onderwerp gaan.
• Skimmen: hierbij lees je snel door de tekst heen om een algemeen idee te krijgen van de inhoud. Let vooral op titels, tussenkopjes, de eerste en laatste zinnen van alinea’s en vetgedrukte woorden.

Met deze technieken kun je in korte tijd een idee krijgen van welke stukken je later meer in detail wilt bestuderen.

Maak gebruik van markeringen, notities

Tijdens het lezen kan het nuttig zijn om belangrijke passages te markeren of korte aantekeningen te maken. Dit helpt niet alleen om de belangrijkste punten snel terug te vinden, maar ook om later eenvoudiger tot een samenvatting te komen of feedback aan je collega’s te geven. Veel digitale documenten bieden ook tools om digitaal te markeren en notities toe te voegen.

Samenvatten en reflecteren

Na het lezen is het slim om de kernpunten kort samen te vatten door bijvoorbeeld gebruik te maken van een mindmap. Zo dwing je jezelf om na te denken over wat je gelezen hebt en of er nog belangrijke informatie mist.

Vragen die je jezelf kunt stellen zijn bijvoorbeeld:

• Wat zijn de belangrijkste bevindingen van dit document?
• Wat voor invloed heeft dit voor de werknemers en de organisatie?
• Zijn er vragen die op basis van deze informatie aan de directie gesteld moeten worden?
• Is deze informatie objectief en compleet?
• Welke informatie ontbreekt mogelijk?
• Wat zou het perspectief van de directie kunnen zijn en hoe verhoudt dit zich tot de belangen van werknemers?

Delegeer en werk samen

Binnen de ondernemingsraad hoef je gelukkig niet alles alleen te doen. Maak gebruik van de kennis en ervaring van je collega-OR-leden. Verdeel de te lezen stukken, zodat iedereen zich kan verdiepen in een specifiek onderwerp. Organiseer vervolgens een kort overleg waarin iedereen zijn bevindingen deelt. Dit bespaart tijd én zorgt ervoor dat je de documentatie met meerdere perspectieven bekijkt.

Dus…

…door de natuurlijke werking van je hersenen te begrijpen en hulpmiddelen zoals mindmaps te gebruiken, kun je als OR-lid efficiënter door complexe documentatie navigeren. Dit maakt je niet alleen een effectievere lezer, maar helpt je ook om met meer vertrouwen en overzicht belangrijke beslissingen te nemen in je rol als OR-lid.

Het is geen wonder dat veel mensen die werken met mindmaps merken dat ze minder tijd kwijt zijn aan lezen en analyseren, terwijl ze beter geïnformeerd en voorbereid zijn tijdens vergaderingen. Dit komt omdat je brein optimaal wordt ingezet, waardoor je bij het verwerken van een grote hoeveelheid informatie het overzicht blijft houden!

Geschreven door Marga de Langen-Mannessen, trainer/adviseur SBI Formaat.