Blog

Een cursist sprak zijn verbazing uit dat op een goed bedoelde uitnodiging van de OR om in gesprek te gaan over een belangrijke wijziging in het bedrijf, de directeur gepikeerd reageerde. De directeur geeft aan dat de OR hem kennelijk niet voldoende vertrouwt. In deze blog lees je hoe onzorgvuldig e-mailgebruik, zoals verwijtend taalgebruik en onduidelijke zinnen, leidt tot onnodige conflicten. En hoe verbindend schrijven de relatie helpt te verbeteren.

De e-mail van de OR

Om dieper op de case in te gaan, dienen we het betreffende mailtje te lezen:

Geachte bestuurder, beste Kees,

 Gelet op het belang voor de gehele organisatie is de, door u voorgestelde werkwijze, voor de ondernemingsraad geen optie. Een Teams-overleg brengt risico’s met zich mee die de OR niet voor zijn verantwoording kan en wil nemen. Daarnaast is deze werkwijze niet in lijn met de wettelijke bepalingen in de WOR.

De OR wil een zorgvuldig advies uitbrengen en heeft alle relevante informatie nodig om zijn werk goed te doen. Hierbij heeft de OR ook in overweging genomen haar wettelijke positie naast de bestuurder. Gelet op bovengenoemd belang nodigt de OR u uit voor een OV-vergadering op 16 juni aanstaande.

De voorkeur gaat in deze uit naar vergaderen op het hoofdkantoor. Dit om eerder genoemde redenen.

De OR verwacht van u een volledige toelichting van de plannen.

 Namens de ondernemingsraad,

Verwijtende toon?

Als je als buitenstaander dit mailtje leest, lijkt er niet zo veel aan de hand, maar zoomen we in op wat er tussen de regels staat, dan wordt de reactie van de bestuurder verklaarbaar.

Als we de tekst in het mailtje eens goed bekijken, dan zien we dat de OR de bestuurder op twee punten iets verwijt:

1.  ‘…de, door u voorgestelde werkwijze, voor de ondernemingsraad geen optie.’: de directeur kan dit lezen als: de OR vindt dat ik slechte voorstellen doe.
2.  ‘…niet in lijn met de wettelijke bepalingen in de WOR.’ : hier kan de directeur lezen: de OR beschuldigt mij van het overtreden van de wet.

Dit doet iets met de stemming van de directeur.

Gevoel van wantrouwen

Na deze ‘mogelijk als aanvallend’ gelezen zinnen, komt de OR ook nog eens met het voorstel om op het hoofdkantoor te vergaderen (oftewel, waar de directeur-bestuurder van het hele bedrijf aanwezig zou kunnen zijn). De (locatie-)directeur vraagt zich af waarom de OR geen genoegen neemt met hem als gesprekspartner. Vanuit de eerder genoemde negatieve stemming interpreteert hij hierop alsof de OR hem niet vertrouwt en reageert overeenkomstig.

Toelichting

De OR begrijpt de reactie van de bestuurder niet, maar weet wel in gesprekken duidelijk te maken dat het voorstel om te vergaderen op het hoofkantoor niks te maken heeft met hoe de OR naar de bestuurder kijkt en spreekt zijn vertrouwen uit naar de bestuurder. De bestuurder accepteert gelukkig de toelichting van de OR.

Had dit conflict voorkomen kunnen worden?

Kijkende naar het e-mailtje van de OR, dan had dit conflict voorkomen kunnen worden door:

• op een gelijkwaardige, samenwerkende manier te reageren op het voorstel van de bestuurder.
• het voorstel om te vergaderen op het hoofdkantoor nader toe te lichten. Bijvoorbeeld door te zorgen dat de kans op onjuiste interpretatie zo klein mogelijk wordt.

Voorbeelden van een constructieve toon

De eerste zin in het voorbeeldmailtje zou kunnen luiden: Als OR vinden we het belangrijk om fysiek te vergaderen, gezien het belang en het vertrouwelijke karakter van het voorgenomen besluit.

Daarmee geef je aan dat je met een ander voorstel komt (niet beter!), omdat je geheimhouding als OR belangrijk vindt. Je spreekt daarmee geen oordeel uit over het voorstel van de bestuurder, maar komt slechts met een ander voorstel.

De zin waarin de locatie wordt voorgesteld, zou verwoord kunnen worden als: We stellen voor dat we op het hoofdkantoor vergaderen zodat, indien dat voor u wenselijk is, de directeur-bestuurder ook een toelichting kan geven c.q. vragen kan beantwoorden.

Zoals uit dit voorbeeld blijkt, kan een conflict ontstaan door ongelukkig/onzorgvuldig opgestelde mailtjes. Zonde!

Conflict voorkomen

Je kunt dit voorkomen door goed na te denken over de ontvanger van de e-mail. Wat wil je van hem/haar? Wat is de relatie? Wat wil je voor een relatie? Etc.

Vaak ontvang je zelf een mailtje waardoor negatieve gevoelens bij je opgeroepen worden. Soms zit er echt een negatieve lading achter bij de zender, vaak ook niet (zie bovenstaand voorbeeld). Het helpt al veel als je, voordat je reageert, bepaalt wat je wil bereiken in de relatie: escaleren, stabiliseren of juist de-escaleren? De belangrijkste stap luidt: haal diep adem en slaap er een nachtje over.

Relatie verbeteren

In fysieke gesprekken zijn we automatisch geneigd om de relatie met de gesprekspartner in de gaten te houden en bij voorkeur goed te houden. Mijn pleidooi is dat dit juist ook aandacht vraagt bij (korte) geschreven teksten. Je kan hier op sturen. Met name als je een actie (of reactie) van de lezer verwacht. Dat kan door te letten op de opbouw van je e-mail/brief, het woordgebruik en de zinsconstructies.

Je verbetert de relatie door verbindend te schrijven!

Geschreven door Brenda Vink, trainer & adviseur bij SBI Formaat

Meer informatie over de training Verbindend schrijven