Blog

Afgelopen maanden zat Nederland in een intelligentie lockdown. Begin april gaf premier Rutte aan dat de maatregelen wat worden versoepeld; contactberoepen mogen weer, de kinderen van de basisschool mogen weer (gedeeltelijk) naar school, maar ook zwembaden en congrescentra mogen de deuren weer openen, zij het allemaal onder strenge voorwaarden. De maatregel “thuisblijven” is nu vervangen voor de maatregel: vermijd drukte en houd 1,5 meter afstand van elkaar. En daarmee is een nieuwe werkelijkheid geboren.

Tot op heden blijft wel het advies om zoveel als mogelijk thuis te werken als het niet nodig is om naar kantoor te komen. Veel medewerkers geven hier gehoor aan. Nu de maatregelen enigszins versoepeld zijn, rijst de vraag hoe organisaties straks de medewerkers op een veilige en verantwoorde manier kunnen ontvangen. De Arbowet geeft immers aan dat alle werkgevers een zo goed mogelijk Arbobeleid moeten voeren en er zorg voor moeten dragen dat medewerkers veilig en gezond kunnen werken. De Inspectiedienst SZW treedt handhavend op als er sprake is van een risico op besmetting en er geen of onvoldoende maatregelen worden getroffen. Deze maatregelen dienen opgepakt te worden volgens de arbeidshygiënische strategie.

Wat moet een organisatie regelen?

Ten eerste moeten er op beleidsniveau diverse zaken worden opgepakt. De Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) zal een update moeten krijgen; de coronaproblematiek moet een onderdeel zijn van de RI&E. In de RI&E worden de risico’s met betrekking tot het coronavirus opgespoord en gewogen, waarna in een gedegen plan van aanpak de maatregelen opgenomen moeten worden. Organisaties moeten gedragsregels in het kader van corona opstellen (geen handen geven, afstand houden, afspraken over vergaderingen en het samen op kantoor zijn), nadenken over het schoonmaakbeleid (verhoging van de frequentie) maar denk ook aan een slimmer rooster om te voorkomen dat er te veel mensen op kantoor aanwezig zijn.

Ook fysiek zal er het een en ander moeten worden aangepast en nagekeken. Is uw gebouw een tijdje niet of beperkt gebruikt? Dan is het goed om het gebouw goed te ventileren en het water goed te laten stromen om virussen en bacteriën geen kans te geven om medewerkers te besmetten.

Elke medewerker wordt geacht om 1,5 meter afstand te houden van elkaar. Dit zal gevolgen hebben voor de inrichting van diverse kantooromgevingen waar medewerkers vaak dicht bij elkaar werken. In ruime kantoren kan de werkomgeving zo worden ingericht dat er meer ruimte is onderling. Dit is niet altijd mogelijk. Om een werknemer dan een veilige en gezonde omgeving te bieden kan er gedacht worden aan kuchschermen. Voordeel van deze schermen is dat men elkaar wel kan zien en ook met elkaar in gesprek kan gaan. Ook kan er gekozen worden om werkplekken niet te gebruiken en deze af te zetten met linten. Let ook op het verkeer binnen het gebouw, hierover dienen goede afspraken te worden gemaakt zodat de 1,5 meter gewaarborgd blijft. Een mogelijkheid is eenrichtingsverkeer. Door middel van pijlen kan de richting worden aangegeven waardoor men niet in contact komt met elkaar. Houd rekening dat de Arbowet van toepassing blijft. De ergonomische eisen die worden gesteld aan de werkplek en omgeving, blijven van toepassing (Lees ook artikel: Risico beeldschermwerk onderschat).

Niet alleen de werkplekken vormen een risico indien medewerkers te dicht bij elkaar zitten, maar denk ook aan de koffieautomaat. De plek bij de koffieautomaat is een populaire plek om even met elkaar informeel informatie uit te wisselen. Afstand houden is van belang. Op deze plek moet hier extra aandacht voor worden gevraagd. Denk aan bijvoorbeeld stickers op de grond. Niet alleen de afstand, ook de hygiëne is van belang. Dit kan in de vorm van afspraken (goed de handen wassen voor je koffie haalt, extra schoonmaak apparaat).

Uit diverse onderzoeken is aangetoond dat het virus zich via de lucht kan verspreiden. Een kantooromgeving kan dan een goede verspreider zijn als iemand besmet blijkt met het virus. Goede ventilatie is dan ook van belang. Het ventilatiesysteem moet goed werken en schoon zijn om verspreiden tegen te gaan. Helaas lijkt het virus zich ook via uitwerpselen te kunnen verspreiden. Goede hygiëne is van belang maar ook goede afspraken over toiletgebruik. Sluit de wc-deksel bij het doortrekken zodat het virus zich niet kan verspreiden wanneer er wordt doorgetrokken.

Een belangrijk middel om medewerkers te herinneren aan de 1,5 meter maatregel is om gebruik te maken van geheugensteuntjes. Dit kan in de vorm van lijnen (denk aan cirkels om de werkplekken, afstandslijnen bij het koffieapparaat) maar ook stickers op de vloer en posters op ramen/deuren. Waar het gaat om de naleving, dan hebben leidinggevenden, maar ook medewerkers onderling, hierin een belangrijke verantwoordelijkheid om elkaar hierop aan te spreken. Is er een cultuur om elkaar op deze dingen aan te spreken of aan te herinneren, zonder dat dit als aanvallend wordt bedoeld en ervaren?

Rol OR

Regelingen op het gebied van veiligheid en gezondheid zijn instemmingsplichtig, dus ook alle regelingen die betrekking hebben op het voorkomen van het verspreiden van het coronavirus maar ook zeker de methode van de RI&E en het daarbij behorende plan van aanpak. Ook de eventuele wijzigingen van roosters zijn instemmingsplichtig. Een OR kan het meeste invloed uitoefenen indien hij vroegtijdig in het proces betrokken is. Ga in gesprek met de bestuurder om de verwachte veranderingen door te spreken en maak duidelijke afspraken met elkaar.

Veel mensen geven aan dat ze het prettig vinden om thuis te werken en geven aan dat ze ook graag na de coronacrisis het thuiswerken (gedeeltelijk) in stand willen houden. Hetzelfde geldt voor de vergaderingen, veel medewerkers hebben het gemak ervaren van de digitale systemen en zou deze in de toekomst ook graag gebruiken. Deze veranderingen zullen zeker ook effecten gaan hebben op de inrichting van de werkomgeving en werkplekken. Hoe deze veranderingen uit gaan pakken, zal afhangen van de behoefte van de medewerker.

Geschreven door Wendy Roescher, trainer/adviseur Arbeid & Gezondheid

Heeft u vragen over dit artikel of wil je begeleiding bij de transitie naar een coronaproof organisatie? SBI Formaat heeft deskundigen in huis die jou kunnen adviseren en begeleiden bij dit traject. Ook biedt SBI Formaat een diverse thematrainingen aan die dieper in gaan op de werkplek en werkomgeving en de rol van de OR bij nieuw- en verbouw.