Blog

Coby Franken van SBI Formaat, zelf level 4 Deep Democracy facilitator en enthousiast toepasser van Deep Democracy, beschrijft in een serie blogs de ‘tools’ van Deep Democracy Lewis methode. De blogs zijn informatief voor als je zelf bijeenkomsten leidt of faciliteert (als trainer of als procesbegeleider, als OR-voorzitter, als organisator van participatiebijeenkomsten. En geven een beeld van hoe Deep Democracy in de praktijk eruit ziet.

Deel 1 Check in en check uit.

Deep Democracy draait erom dat alles gezegd wordt wat gezegd moet worden en dat de wijsheid van de minderheid wordt meegenomen. Daartoe is het belangrijk dat mensen zich ook vrij en veilig voelen om te zeggen wat gezegd moet worden, ook als het anders is dan wat anderen zeggen. Dat vraagt om enerzijds veiligheid en anderzijds focus op datgene waarover wat gezegd moet worden. Daarom is een goede check in enorm belangrijk. Een check in is de start van iedere Deep Democracy sessie. En eigenlijk van iedere bijeenkomst.

In deze blog beschrijf ik verschillende manieren waarop je een check in kan doen.

Sharing en dumping

Bij de check in is het belangrijk om iedereen te horen en goed te luisteren naar elkaar. Wat helpt zijn twee begrippen:

• Sharing en dumping – dat ieder wat zegt en dat er niet wordt gereageerd.
• Popcorn style – geen rondje maar wanneer iemand wil. Pop up when you’re hot before you burn.

Je begint altijd met een open, ronde vraag, die te maken heeft met het onderwerp van de bijeenkomst.

• Wat is voor jou belangrijk met betrekking tot….. (het thema van de bijeenkomst)
• Wat heb jij nodig vandaag om prettig te werken aan….
• Wat heb je met…. (het thema van de dag) en wat wil je graag dat aan de orde komt….

Degene die de bijeenkomst/vergadering leidt begint altijd zelf. Daarmee geef je enerzijds sturing aan de bedoeling en hoe lang of kort het kan zijn. Daarna ben je stil en wacht tot de volgende oppopt. Je wacht af. Er komt altijd iemand. Tijdens alle bijdragen luister je goed, je legt verbanden tussen wat wordt gezegd en maakt er in je hoofd clusters van thema’s van.  Aan het eind geef je terug wat er allemaal is gezegd. Een soort samenvatting, niet letterlijk maar je noemt de thema’s die er zijn in de groep. Wat je in feite doet is het naar boven halen van alles wat in ieders hoofden zit met betrekking tot het thema van de bijeenkomst. Door de vorm worden mensen gedwongen om alleen te luisteren zonder reageren. Het helpt om betere luisteraars te worden.

Deze check in is geschikt voor groepen van 3 tot circa 16 personen. Als de groep groot is en de tijd beperkt is een ‘stap in de kring’ een goed alternatief en anders in kleinere groepjes. Ook een snelle korte vergadering kan beginnen met een check in die bijvoorbeeld begint met: “We hebben een uurtje de tijd, er staat een heftige reorganisatie op de agenda. Wat is voor jou prioriteit deze vergadering”. Hiermee haal je boven tafel wat belangrijk is om te weten over belangen, emoties etc. en het helpt om de aandacht te richten op de kern van het overleg.

Stap in de kring

Iedereen staat in een grote kring. Ook hier stel je een open en ronde vraag met betrekking tot het thema/ doel van de bijeenkomst. Je nodigt mensen uit om hier iets van te zeggen. Als iemand iets wil zeggen stapt diegene naar voren en zegt wat. Iedereen die dat ook vindt, zich herkent, of zich erin kan vinden stapt ook naar voren. Belangrijk is dat het korte en eenduidige opmerkingen zijn waarin mensen zich al dan niet kunnen vinden. Als er iets is gezegd en er naar voren is gestapt stappen we terug en de volgende persoon kan iets zeggen. Ook hier ‘popcorn stijl’, als je iets wil zeggen: stap naar voren! Dat herhaalt zich tot alles is gezegd.

Als facilitator kan je beginnen, maar dat hoeft niet. Je stapt wel mee als je je herkent. Je luistert en maakt ook hier clusters van de thema’s die gezegd worden om aan het einde terug te geven. De stap in de kring is een leuke start van bijvoorbeeld een achterbanbijeenkomst over een bepaald thema. Of een groot overleg met alle leden van OR-en binnen een concern en/of bestuurder(s).

Check in groepjes

Bij groepen groter dan 50 is zelfs een stap in de kring te groot. De kans dat stemmen ‘verdwijnen’, dat niet gezegd wordt wat gezegd moet worden is dan groot. Bij zulke grote groepen werk je met check-in groepjes. De opstelling die daarvoor nodig is is een serie kringen met stoelen van 6-12 personen.

Ieder groepje krijgt een facilitator. Dat kunnen co-facilitators zijn, of deelnemers van de groep zelf die vooraf een korte uitleg krijgen over het faciliteren van een sharing en dumping, een mooie kans om Deep Democracy nog breder te verspreiden. Ook hier denk je met elkaar goed na over de vraag/vragen om te stellen. Alle facilitators introduceren de sharing en dumping, starten zelf en maken aan het einde een samenvatting van wat er is. De terugkoppeling is afhankelijk van het aantal groepjes. Het kan ook het startpunt zijn van een gesprek op voeten met de hele groep.

Check uit

En als je aan het begin bent ingecheckt moet je natuurlijk aan het eind weer uitchecken.
Het doel is nu om je los te maken van de bijeenkomst, het thema, de groep en om te kijken of er nog iets gezegd moet worden wat niet gezegd is. Ook hier is een ronde open vraag de start.

• Wat wil je nog kwijt over het thema….
• Met welke gedachte ga je naar huis, …
• Wat is je belangrijkste inzicht…

Je kan alle vormen van de check in ook gebruiken bij de check uit. Ook hier is context en groepsgrootte leidend. Mijn eigen ervaring is wel dat het prettig is om de check uit wat korter te doen. Zelf vind ik de stap in de kring een hele geschikte. Maar bij hele grote groepen is het fijn als alle deelnemers ook nog even iets kunnen zeggen. Dan kunnen alle groepjes eventueel een kleine stap-in-de-kring doen.

Lees de volgende blog in de Deep Democracy blogserie: De wijsheid van de minderheid.

Meer informatie over Deep Democracy vind je hier.